El Convenio de la Apostilla entra oficialmente en vigor en China el 7 de noviembre

Posted by Written by Arendse Huld Reading Time: 6 minutes

China se ha adherido oficialmente al Convenio de la Apostilla. El 7 de noviembre de 2023, el Convenio de la Apostilla entró en vigor en el país. Esto ahorrará tiempo y costes a empresas y particulares, ya que los documentos extranjeros para su uso en China ya no tendrán que someterse a múltiples rondas de autenticación por parte de diferentes autoridades. Analizamos cómo se simplificarán determinados procedimientos administrativos tras la adhesión de China al Convenio de la Apostilla.

Traducción: Katherine Cheung García 

El 8 de marzo de 2022, China se adhirió oficialmente al Convenio de 5 de octubre de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros, también conocido como “Convenio de la Apostilla”. China se adhirió cuando el embajador chino en los Países Bajos, Tan Jian, presentó el “instrumento de adhesión” en nombre de China al Ministerio de Asuntos Exteriores de los Países Bajos, custodio oficial del Convenio de la Apostilla.

Según el portavoz del Ministerio de Asuntos Exteriores Mao Ning, que habló sobre la adhesión de China en una rueda de prensa el 10 de marzo, la adhesión de China a la Convención “simplificará los procedimientos para la circulación transnacional de documentos oficiales y facilitará los intercambios internacionales económicos, comerciales y de personal”.

El Convenio de la Apostilla entró en vigor en China el 7 de noviembre de 2023.

¿Qué es el Convenio de la Apostilla?

El Convenio de la Apostilla, o Convenio de 5 de octubre de 1961 por el que se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros, es un tratado internacional que simplifica el proceso de autenticación de documentos públicos para su uso en países extranjeros.

El Convenio fue adoptado por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (HCCH) en 1961, y desde entonces ha sido ratificado por más de 120 países y territorios de todo el mundo, incluidos Hong Kong y Macao. En virtud del Convenio, un documento público expedido en un país miembro puede certificarse para su uso legal en cualquier otro país miembro mediante la obtención de un certificado de “apostilla” de una autoridad competente designada por el país emisor.

La apostilla es una forma de autenticación que verifica la autenticidad de la firma, la calidad en que actuó la persona que firma el documento y, en su caso, el sello o timbre adherido al documento. Elimina la necesidad de una certificación o legalización posterior por parte de funcionarios consulares o de embajadas, simplificando el proceso y ahorrando tiempo y costes a quienes necesitan utilizar documentos públicos extranjeros con fines legales.

En la actualidad, para utilizar documentos extranjeros en China con fines administrativos, desde la solicitud de un visado hasta el establecimiento de una empresa, primero tienen que ser autenticados por un notario local y, a continuación, por la embajada o el consulado chino del país en el que se hayan expedido los documentos. Esto es caro y lleva mucho tiempo al solicitante.

¿Qué significa la adhesión de China para el comercio exterior y las empresas?

Según el portavoz Mao Ning, la adhesión de China al Convenio “aportará dos grandes dividendos”: la reducción del tiempo y los costes económicos de la circulación transfronteriza de documentos y la optimización del entorno empresarial.

Tanto para los ciudadanos extranjeros como para los chinos, esto significa solicitudes más fáciles y rápidas de diversos documentos, como antecedentes penales, certificados de asistencia sanitaria, permisos de conducir, certificados de estudios y partidas de nacimiento, que pueden ser necesarios para diversas tareas administrativas.

Mao Ning declaró que, tras la adhesión al convenio, el tiempo que tarda una persona en completar la preparación de un documento para utilizarlo en el extranjero se reducirá de unos 20 días laborables a unos pocos. Además, se calcula que se ahorrarán más de 300 millones de yuanes (unos 43,6 millones de dólares) en tasas de tramitación para trabajadores chinos y extranjeros cada año. Además, el tiempo medio de transferencia de documentos entre Estados contratantes se ha reducido en torno al 90%.

Desde el punto de vista de la optimización del entorno empresarial, el cambio será más beneficioso para las empresas que realizan con frecuencia operaciones transfronterizas, ya sean empresas nacionales que contratan empleados extranjeros, empresas de importación y exportación o multinacionales con operaciones transfronterizas.

Para los departamentos de RRHH, esto significará procedimientos más ágiles y rápidos para solicitar visados y permisos de trabajo para el personal extranjero.

Mientras tanto, solicitar una licencia comercial o el registro de una empresa en China también será más fácil para las empresas extranjeras, ya que los diversos formularios de documentos requeridos, tales como artículos de incorporación, extractos bancarios y certificados de estado ahora sólo necesitan ser apostillados.

En la reunión con la prensa, Mao Ning estimó que alrededor del 70% de los documentos comerciales necesarios para la importación y exportación con China estarán cubiertos por el Convenio de la Apostilla y, por tanto, ya no requerirán certificación consular.

¿A qué documentos se aplica el Convenio de la Apostilla?

No todos los tipos de documentos están cubiertos por el Convenio de la Apostilla: sólo los documentos públicos, según lo determinado por las leyes del país emisor. Según la HCCH, la Convención suele aplicarse a:

  • Documentos de carácter administrativo, incluidos los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción;
  • Documentos procedentes de una autoridad o funcionario relacionado con un juzgado, tribunal o comisión;
  • Extractos de registros comerciales y otros registros;
  • Patentes;
  • Actas notariales y certificaciones notariales (reconocimientos) de firmas; y
  • Títulos escolares, universitarios y otros títulos académicos expedidos por instituciones públicas.

Además, la HCCH afirma que, en general, el Convenio no se aplica a los documentos diplomáticos o consulares, ni a determinados documentos administrativos relacionados con operaciones comerciales o aduaneras.

Esto significa que determinados documentos aduaneros para China pueden seguir requiriendo procedimientos de autenticación adicionales.

Los demás Estados contratantes del Convenio de la Apostilla dispondrán ahora de un plazo de seis meses para oponerse a la adhesión de China. Sin embargo, si un Estado contratante se opone a la adhesión de China, ello sólo significará que el Convenio no se aplicará entre China y ese Estado, no que China no pueda adherirse.

Por ello, aún es posible que en China no se puedan utilizar los procedimientos de apostilla para documentos procedentes de determinados países, aunque sean miembros del Convenio de la Apostilla, y viceversa.

Consideraciones para la legalización de documentos después del 7 de noviembre

Con la entrada en vigor oficial del Convenio de la Apostilla el 7 de noviembre de 2023, los documentos que salgan y entren en China en principio ya no requerirán legalización adicional, y sólo necesitarán un Certificado de Apostilla del país de origen del documento.

Así lo reafirmó el portavoz del Ministerio de Asuntos Exteriores, Wang Wenbin, en una rueda de prensa periódica el día en que entró en vigor el convenio: “A partir de hoy, los documentos oficiales enviados entre China y otros países contratantes para su uso sólo requieren un Certificado de Apostilla expedido por los países de los que proceden”. Añadió que “ya no es necesaria la autenticación consular”.

El Ministerio de Asuntos Exteriores (MAE) será la autoridad responsable de gestionar los certificados de apostilla y expedirlos para los documentos públicos chinos que vayan a utilizarse en el extranjero. Las oficinas locales de asuntos exteriores podrán recibir del MAE el encargo de realizar también esta labor dentro de sus jurisdicciones.

Según Wang, el MAE y las oficinas locales de Asuntos Exteriores ya habían celebrado ceremonias para la emisión de los primeros Certificados de Apostilla en la mañana del 7 de noviembre, señalando el inicio oficial de estos trámites.

Sin embargo, los profesionales del Derecho han señalado que es posible que las autoridades que tramitan documentos relacionados con inversiones extranjeras en China no acepten de inmediato los documentos apostillados y necesiten tiempo para adaptarse a las nuevas normas.

Por ejemplo, los profesionales jurídicos del bufete Squire Patton Boggs consultaron a la Administración Estatal de Regulación del Mercado (SAMR), el regulador del mercado chino, sobre su capacidad para aceptar documentos apostillados relacionados con el registro de empresas y la inversión extranjera, pero les dijeron que siguen necesitando la legalización consular por parte de las embajadas o consulados chinos. Esto se debe a que la agencia aún no ha actualizado sus normas sobre legalización de documentos, lo que podría llevar de uno a dos meses más.

Concluyen que “debido a las normas pendientes del SAMR, esperamos que los registros de inversiones extranjeras en China puedan retrasarse hasta que el certificado de apostilla sea aceptable para el SAMR y sus homólogos locales”.

Por lo tanto, las empresas extranjeras que estén en proceso de presentar documentos extranjeros al SAMR o a otras autoridades chinas deben tener en cuenta los posibles retrasos en la aceptación de documentos, y también deben consultar a los organismos en cuestión sobre si los documentos seguirán requiriendo legalización consular.

Mayor facilidad para hacer negocios en China

Desde una perspectiva macroeconómica, la adhesión de China al Convenio de la Apostilla forma parte de los esfuerzos más amplios de China para mejorar la facilidad de los negocios y reducir la burocracia en el país.

El ex primer ministro Li Keqiang lanzó en 2013 una campaña llamada fangguanfu 放管服, que pretendía reducir la burocracia administrativa y delegar más capacidad de decisión en los gobiernos de menor nivel. Esta campaña ha llevado a la reducción de las cargas administrativas mediante la modificación y abolición de diversas normas y reglamentos a lo largo de los años, así como a la devolución de ciertas competencias a los gobiernos locales.

Aunque esta fue una de las políticas emblemáticas del ex primer ministro Li Keqiang, parece que el Gobierno chino sigue comprometido con la causa. En octubre de 2022, la Oficina del Consejo de Estado publicó un plan en el que se detallaba una lista de tareas para mejorar el entorno empresarial en el marco de la campaña fangguanfu. Esta incluía frenar el abuso del poder administrativo para restringir el acceso al mercado, reducir el proteccionismo local, eliminar las restricciones irrazonables a las licitaciones y adquisiciones para las empresas no locales, reformar el despacho de aduanas y promover los procedimientos de despacho de aduanas en línea, entre muchas otras.

Este artículo se publicó originalmente el 21 de marzo de 2023 y se actualizó por última vez el 15 de noviembre de 2023.

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