Die Anatomie von Firmenpiraterie: Wie Ihr Unternehmen gekapert werden kann und wie Sie sich schützen können

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PEKING – Der amerikanische Manager war fassungslos und panisch. Spät abends rief er an, um herauszufinden, wohin die Mittel seiner chinesischen Firma verschwunden waren und warum er nicht mehr darauf zugreifen konnte. Das Management vor Ort verweigerte plötzlich die Zusammenarbeit und gab keinerlei Auskünfte mehr. Verwundert stellte er fest, dass die Entlassung seiner lokalen Führungskräfte und somit die Wiedererlangung der Entscheidungsgewalt nicht ohne Weiteres möglich war.


Es ist nicht unüblich, dass ausländisch investierte Firmen von chinesischen Mitarbeitern vor Ort gekapert werden. Erst kürzlich machte die Geschichte um die börsengehandelte ChinaCast Education Corporation Schlagzeilen, als die New York Times titelte: „Kampf um chinesische Firma eskaliert in Gewalt“. Die meisten Fälle bleiben jedoch undokumentiert und werden nicht öffentlich wahrgenommen.

Um zu verstehen, wie eine Firma von lokalen Führungskräften entführt und wie dies verhindert werden kann, muss zunächst ein Verständnis der administrativen Strukturen chinesischer Firmen aufgebaut werden. Dies umfasst zum Beispiel die Art und Weise, wie Autorität und Macht verteilt werden, die organisatorischen Schwachpunkte der Geschäftsführung, aber auch den Hebel, den das chinesische Arbeitsgesetz chinesischen Mitarbeitern einräumt.

Firmensiegel

Die Art und Weise, wie die Entscheidungs- und Verfügungsgewalt über die Ressourcen einer chinesischen Firma verteilt wird, unterscheidet sich fundamental von westlichen Standards. In westlichen Firmen liegt die Entscheidungsgewalt bei Einzelpersonen, die vom Vorstand und den Anteilseignern ernannt und legitimiert werden. Zur Verwunderung – und oft auch zum Entsetzen – westlicher Investoren liegt die Entscheidungsgewalt in chinesischen Firmen hingegen bei der Person, die über den physischen Firmenstempel verfügt.

Vom Zugriff auf die Firmenkonten über den Abschluss von Handelsverträgen bis hin zu offiziellen Eintragungen erfordert jede Geschäftshandlung eine Bestätigung mit dem Firmenstempel. Dennoch gibt es keine gesetzliche oder organisatorische Beschränkung, wer über den Stempel verfügen darf. In der Praxis wandern diese Stempel im Laufe eines Arbeitstages durch die Hände verschiedener Angestellter oder gar Dienstleister.

Erschwerend kommt hinzu, dass die Wiederbeschaffung und Entwertung eines Stempels bei Verlust nur über einen äußerst verwaltungs- und zeitintensiven Prozess möglich ist, der einen formalen Antrag beim Chinesischen Amt für Öffentliche Sicherheit verlangt.

Gesetzlicher Vertreter oder Hauptvertreter

Unabhängig davon, wer derzeit im Besitz des Firmenstempels ist, liegt die Entscheidungsgewalt in chinesischen Firmen bei derjenigen Person, die bei der Industrie- und Handelsverwaltung (AIC) als gesetzlicher Vertreter oder Hauptvertreter angegeben ist.

Im Gegensatz zu den oberen Führungsebenen chinesischer Firmen verfügt der offizielle gesetzliche Vertreter über nahezu uneingeschränkte Entscheidungs- und Verfügungsgewalt. Während der gesetzliche Vertreter in westlichen Firmen auf Beschluss des Vorstands mit sofortiger Wirkung seines Amtes enthoben werden kann, ist eine entsprechende Entscheidung in China erst gültig, sobald die Akten von der Industrie- und Handelsverwaltung aktualisiert wurden. Dies kann im Zweifel jedoch Wochen oder sogar Monate dauern. In der Zwischenzeit kann der gesetzliche Vertreter weiterhin mit dem scheinbaren Rückhalt des Vorstands und der Anteilseigner im Auftrag der Firma handeln.

Selbstverständlich kann ein gesetzlicher Vertreter, dessen Handlungsauftrag vom Vorstand aufgelöst wurde, für seine Handlungen persönlich haftbar gemacht werden, doch zunächst handelt er im scheinbar legitimen Auftrag der Firma, bis die AIC Eintragung aktualisiert wurde.

Entlassung eines Mitarbeiters in China

Neben der Tatsache, dass eine chinesische Firma de facto den Entscheidungen des Besitzers des Firmenstempels und des offiziell beim AIC registrierten gesetzlichen Vertreters unterliegt, wird die Rückeroberung der eigenen Firma von bösartigen Mitarbeitern durch einen weiteren Faktor erschwert, und zwar ist es nach dem chinesischen Arbeitsgesetz relativ schwierig, Mitarbeiter zu kündigen.

Das chinesische Gesetz fordert bei der Kündigung einen triftigen Grund. Andernfalls ist der Arbeitgeber zur Zahlung einer angemessenen Abfindung (etwa ein doppeltes Monatsgehalt für jedes Jahr der Beschäftigung) verpflichtet, und kann unter Umständen zur Wiedereinstellung des betreffenden Mitarbeiters gezwungen werden. Entscheidet sich der Mitarbeiter für ein Schiedsgerichtsverfahren oder andere rechtliche Schritte, können die Kosten beträchtlich ausfallen, und die Erfolgsaussichten für den Arbeitgeber wären ohnehin düster. Daher verschafft das chinesische Arbeitsgesetz Arbeitnehmern einen bedeutenden Verhandlungshebel für die Abfindungsregelung. Arbeitgeber tun gut daran, selbst im Hinblick auf den abgeschriebensten Mitarbeiter vorsichtig abzuwägen und keine vorschnellen Entscheidungen zu treffen.

Andere Schwachstellen

Die Steuerung und Nachhaltigkeit der Geschäftstätigkeit in China ist vor dem Missbrauch durch die eigenen Mitarbeiter wenig geschützt. Zugriff auf und Verfügung über die Geschäftsbücher und Firmenkonten sind hierfür ein recht anschauliches Beispiel, Zugriff auf und Verfügung über die wichtigsten Anlagegüter sind ein weiteres.

Ein weniger offensichtliches Beispiel findet sich im Zusammenhang mit dem chinesischen Mehrwertsteuersystem und den Details von dessen Verwaltung. Chinas neu implementiertes Mehrwertsteuersystem ist verworren und schwierig zu handhaben. Eine ausgeklügelte Steuerplanung ist notwendig, um die Steuerschuld möglichst niedrig zu halten: Wenn der allgemeine MwSt-Status nicht beantragt oder sinnvoll genutzt wird, können Steuern zum Höchstsatz von 17 Prozent auf alle getätigten Handelstransaktionen anfallen.

Ein Element einer erfolgreichen Mehrwertsteuerverwaltung ist die Verwendung und der ordnungsgemäße Druck physischer Rechnungen. Diese Rechnungen müssen auf einem speziellen Rechnungspapier mit speziellen Druckern ausgestellt werden, die offiziell auf das jeweils verwendende Unternehmen zu registrieren sind. Sollten die Drucker oder das Papier aus welchem Grund auch immer nicht verfügbar sein, könnten Geschäftspartner oder Verkäufer die geschäftliche Zusammenarbeit verweigern, da sie andernfalls Gefahr laufen, für jede Transaktion einen separaten Steuerbescheid anfertigen zu müssen. Diese Warnung ist keinesfalls rein hypothetischer oder theoretischer Natur; dem Autor sind verschiedene Beispiele bekannt, in denen nicht verfügbare MwSt-Rechnungen in der Tat zur Verzögerung oder Stornierung von Transaktionen führten.

Setzen Sie nicht alles auf eine Karte!

Bereits der Volksmund rät dazu, nicht „alles auf eine Karte“ zu setzen, sondern das Risiko zu streuen. Dieselbe Strategie gilt auch bei der Absicherung chinesischer Unternehmen gegen Entführungen. Um den Missbrauch durch Einzelpersonen oder Gruppen von Personen zu verhindern, müssen die Verantwortlichkeiten und organisatorischen Schwachpunkte verteilt werden. Zusätzlich sollten valide Kontroll- und Berichtsstrukturen eingeführt werden, die eine Überwachung eben dieser Schwachpunkte erlauben. Mit anderen Worten heißt das, dass es in einer gesunden Firmenstruktur niemals einen Geschäftsführer mit alleiniger Entscheidungsgewalt geben kann, der gleichzeitig als gesetzlicher Vertreter auftritt und für den minimale Berichtsanforderungen gelten.

Eine gesunde Firmenstruktur würde beispielsweise eine personelle Gewaltentrennung zwischen dem operativen Geschäftsführer und dem gesetzlichen Vertreter vornehmen. Außerdem gäbe es einen Prozess, der die Verwendung des Firmenstempels dokumentiert und überwacht. Selbstverständlich wären sowohl die Geschäftsführung als auch der gesetzliche Vertreter verpflichtet, an Vorgesetzte in der Hauptverwaltung zu berichten.

Wachsamkeit

Ein weiser Mann schrieb einst: „Ein bisschen Schlaf, ein bisschen Schlummern, nur für einen Moment die Hände zur Ruhe legen – und die Armut wird Dich heimsuchen wie ein Dieb.“ Die Errichtung eines „entführungsresistenten“ Unternehmens umfasst eine sinnvolle Gewaltentrennung, die die Entscheidungsgewalt streut, und eine gesunde Mischung aus Verantwortung und Kontrolle.

 

Bei Fragen zu Wirtschaftsthemen, Steuern, Buchhaltung und Unternehmensgründungen in China kontaktieren Sie bitte:

Fabian Knopf, Sr. Associate, Co-Head of German Desk, Dezan Shira & Associates
Fabian.Knopf@dezshira.com

Silke Neugebohrn, Sr. Associate, Co-Head of German Desk, Dezan Shira & Associates
Silke.Neugebohrn@dezshira.com

Für weitere Information oder um mit Dezan Shira & Associates in Kontakt zu treten, senden bitte Sie eine Email an germandesk@dezshira.com, besuchen Sie uns auf www.dezshira.com/de wo sie unsere Unternehmensbroschüre herunterladen können.

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Weiterführende Lektüre (auf Englisch):

Understanding Permanent Establishments in China

Mit einer ansteigenden Zahl von ausländischen Unternehmen, welche beginnen, in China Geschäfte zu führen, werden Steuern aus Geschäftsaktivitäten in China schnell zu einem zentralen Anliegen. Viele ausländische Unternehmen, die in China Geschäfte führen sind sich nicht bewusst, dass ihre Geschäftsaktivitäten hier eine Betriebsstätte darstellen könnten, welche sie damit der Körperschaftsteuer unterwirft.