Convertire un ufficio di rappresentanza in una WFOE: il trasferimento dei dipendenti

August 21, 2015 Posted by Italian Desk Reading Time: 4 minutes

Per convertire un ufficio di rappresentanza (Representative Office – RO) in una società a capitale interamente straniero (Wholly Foreign Owned Enterprise – WFOE), è necessario essere informati circa le procedure da effettuare e le relative tempistiche. Uno degli aspetti fondamentali da considerare è il trasferimento dei dipendenti dal RO alla nuova società WFOE: questo passaggio influenza in modo sostanziale l’intera procedura di conversione. Secondo la normativa cinese, i dipendenti stranieri non possono essere direttamente assunti da un ufficio di rappresentanza ma devono essere impiegati attraverso agenzie interinali, come FESCO (Foreign Enterprise Service Company). Al fine di concludere agevolmente il passaggio dei dipendenti tra le due strutture, senza causare interruzione dal punto di vista della relazione di lavoro o del business, è consigliabile che la WFOE esista già legalmente al momento del trasferimento del personale.

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Tuttavia, una società da poco costituita difficilmente potrà assumere personale se non dispone di conti correnti da cui generare il pagamento dei salari, rischiando di incorrere in sanzioni per illeciti connessi alla gestione delle risorse umane. Allo stesso tempo, un RO non può dare avvio alla procedura di chiusura se non ha prima terminato tutti i rapporti di lavoro con gli impiegati.

Per prassi generale si attende cha la WFOE sia formalmente costituita ed abbia completato la maggior parte delle formalità successive alla sua costituzione per deregistrare l’ufficio di rappresentanza e trasferire il personale. Una condotta ideale è rappresentata da un trasferimento degli impiegati già a stretto giro dopo l’apertura del conto corrente capitale e del conto corrente in valuta RMB della nuova società. In questo caso, il capitale è già stato regolarmente versato dalla casa madre ed è disponibile per finanziare le operazioni quotidiane della WFOE, incluso il salario dei dipendenti.

Per dare avvio al trasferimento degli impiegati, l’ufficio di rappresentanza deve in primo luogo notificare alla società interinale impiegata, FESCO, la terminazione dei rapporti di lavoro di tutti i dipendenti. A seconda della situazione particolare del RO, si può eventualmente cercare di trasferire alcuni degli impiegati, mentre si termina il contratto di lavoro con quelli rimanenti. Se nessuno del personale si oppone al trasferimento od alla terminazione del contratto di lavoro, la procedura si svolge in tempi relativamente brevi. Tuttavia, in caso si presentassero obiezioni, le tempistiche di conversione potrebbero dilungarsi più del previsto. Affinché ogni passaggio vada a buon fine, è consigliabile comunicare al personale chiaramente e con congruo preavviso la decisione di trasferimento o di licenziamento.

Per saperne di più: Tax Benefits of Changing from an RO to a WFOE

Una volta terminati i rapporti di lavoro tra l’ufficio di rappresentanza ed i dipendenti, questi possono iniziare a prestare lavoro per la WFOE quasi immediatamente. È da ricordare che, secondo la legge cinese, il contratto di assunzione va stipulato entro trenta giorni dalla data in cui i dipendenti iniziano a lavorare per la nuova società. La legge prevede che il datore di lavoro sia tenuto a pagare il doppio del salario per ogni mese in cui il dipendente lavora senza contratto regolare.

L’ultimo passo per completare il trasferimento dei dipendenti riguarda l’apertura dei conti correnti di previdenza sociale, come il conto di assicurazione sociale (social insurance), il conto di housing fund ed i conti dei dipendenti affiliati al conto della società. Inoltre, anche tutta la documentazione relativa ai singoli impiegati (in cinese dang’an) deve essere trasferita e conservata dalla nuova società.

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