Establecer una WFOE en China: guía paso a paso

Por: Dezan Shira & Associates
Editor: Oscar Mussons y Lorena Miera Ruiz

En los últimos años, ha habido varios cambios en el proceso para establecer una WFOE. En primer lugar, la última actualización del Catálogo, que elimina las limitaciones regulatorias para ciertas industrias, tales como los sectores energético y financiero, y que afecta al proceso de registro con el MOFCOM. Asimismo, obtener la licencia de negocio es más fácil con la introducción de la nueva licencia cinco en uno: ya que antes se necesitaba tramitar cinco certificados diferentes con diferentes autoridades. Por lo que los nuevos cambios son ventajosos para inversores que van a establecer una WFOE en China, pues se amplían los posibles objetos de inversión y se acelera el proceso de solicitud.

El proceso de establecimiento de una WFOE puede variar en mayor o menor medida dependiendo de la estructura elegida y del objeto social asociado, que puede ser WFOE de servicios, de manufactura, o comercial. Por ejemplo, una WFOE comercial también deberá registrarse con autoridades como las aduaneras después de obtener su licencia de negocio, mientras que una WFOE de manufactura tendrá que completar un informe de evaluación de impacto medioambiental. Otras cuestiones específicas a China, como las cuentas bancarias para diferentes divisas o los sellos oficiales de empresa, pueden también afectar a los inversores que operan en China. Por lo tanto, se recomienda a los potenciales inversores que acudan a profesionales cuando se inicien los procedimientos de establecimiento para, de este modo, asegurar el éxito del proyecto y protegerse ante posibles problemáticas que puedan aparecer en el futuro. Los siguientes pasos ofrecen unas líneas generales del proceso de establecimiento:

Paso 1: Aprobación del nombre

Uno de los primeros pasos para las empresas extranjeras es decidir un nombre apropiado para el mercado chino. Las piezas clave de la legislación que regula esta cuestión son las Regulations on Registration and Management of Enterprises Name y las Implementation Measures on Registration and Administration of Enterprise Names, que detallan como se debe estructurar el nombre de las empresas chinas y que incluye:

1. El nombre de la región administrativa de incorporación;
2. Nombre de la marca;
3. Industria o negocio;
4. “Company Limited.”

Otras normativas restringen el contenido de los nombres, prohibiendo el uso de contenido que pudiera confundir a los consumidores o que pusiera en riesgo la libre competencia, o hiriese o contradijese la unidad nacional, política, ética social, cultural, o religiosa. Caracteres especiales, como numerales árabes, símbolos o alfabetos extranjeros (es decir caracteres que no chinos), no están permitidos, y ciertas palabras como “China,” “chino,” “nacional,” “Estado” o “internacional” sólo se pueden utilizar en contadas ocasiones. Para registrar el nombre de la empresa en la AIC no se requiere de traducción inglesa ni transliteración del nombre, pero éste puede tener validez legal igual que el nombre chino, como en el ejemplo de un sello de empresa que contenga los dos nombres. Las empresas deberían realizar estudios de mercado sobre la estrategia de nombres de competidores en su industria y, de este modo, entender el tipo de nombres que típicamente tienen éxito. El nombre debería ser consistente con la estrategia prexistente de la marca, reflejando claramente los atributos clave de la marca y atrayendo a su nicho demográfico. Especial atención debería darse a los matices del lenguaje chino, con connotaciones en los caracteres o en la pronunciación de una palabra que podrían llevar a connotaciones o interpretaciones negativas. La disponibilidad de un nombre se puede comprobar mediante la búsqueda en las bases de datos de marcas y registro de negocios, como la ya mencionada AIC o la Oficina de marcas china. Mientras que la solicitud de registro de nombre se puede presentar en la oficina local de la AIC, que reservará el nombre y procesará la aprobación del mismo.  Servicios profesionales de Dezan Shira & Associates

Paso 2: Alquiler de oficina e instalaciones

Como el nombre de la empresa contiene la ciudad de registro, debería tenerse en cuenta cuando se contacte con una agencia inmobiliaria o propietario de un inmueble que el nombre de la ciudad en cuestión puede afectar las operaciones comerciales, ya que ciertas ciudades aportan prestigio y credibilidad que pueden impactar en las ventas, desarrollo del negocio y las relaciones con el gobierno. La reubicación de la empresa, especialmente cuando se cambia de jurisdicción administrativo, es un proceso sujeto a impuestos que puede implicar registros con una nueva oficina de la AIC y las autoridades fiscales, además de los procesos de actualización del registro con el MOFCOM, la licencia de negocio, información en bancos y otros certificados de la empresa que tendrán que ponerse al día. Si las instalaciones que se pretenden utilizar no son propiedad del inversor, se tienen que alquilar para operar legalmente en China. Este alquiler deberá realizarse antes de enviar la solicitud de constitución y el período de alquiler tiene que ser de al menos 12 meses desde la fecha de la solicitud a la AIC. El alquiler deberá llevarse a cabo de manera formal y, por lo tanto, se tiene que registrar en la autoridad estatal local de la propiedad. Se recomienda que incluya una cláusula en el contrato indicando que, en caso de no aceptación de constitución de la WFOE, el contrato se puede rescindir. Se tendrá que enviar también una copia del certificado de propiedad de la instalación (CPO por sus siglas en inglés) emitido por la Autoridad Estatal de la Propiedad a la autoridad local de la AIC, y en este caso debe ser el propietario del inmueble el que haga la solicitud.

Paso 3: Evaluación de impacto medioambiental (para WFOEs de manufactura)

La evaluación de impacto medioambiental es una medida para el control del impacto que una fábrica puede tener en el medio ambiente. Según el Catálogo para la clasificación administrativa de evaluaciones de impacto medioambiental, los proyectos manufactureros se pueden clasificar en tener “importante,” “moderado” o “reducido” impacto medioambiental, lo que determinará si deben aportar una “declaración,” un “informe” o un “formulario de registro,” respectivamente. La evaluación debe ser realizada por instituciones cualificadas con certificación emitida por el departamento de protección del medio ambiente del Consejo de Estado. Además, la autoridad local de protección del medio ambiente exigirá información de la materia prima que se va a utilizar, el equipo y la maquinaria, las medidas de protección ambiental, así como el consumo y desperdicios de productos peligrosos.

Paso 4: Aprobación del MOFCOM o registro

Siempre que el objeto social de la empresa no esté restringido por la lista negativa de inversión extranjera (en zonas francas), o no esté sujeto a las medidas especiales de la administración para el acceso de inversión extranjera, la solicitud puede realizarse mediante un proceso simplificado de registro, promulgado recientemente en las medidas provisionales para el nuevo sistema de registro emitido por el MOFCOM. Este proceso requiere:

1. Formulario de solicitud;
2. Carta de compromiso de todos los inversores o sus representantes;
3. Licencia de negocio o documentos de pre-aprobación del nombre de la WFOE;
4. Poder notarial nombrando a los representantes de la entidad y los documentos de identidad de los mismos y
5. Certificado o documento de identidad de los inversores y representantes legales para la solicitud.

Estos documentos se deben subir al sistema en línea de gestión integrado. Las autoridades de comercio, normalmente a nivel provincial, deberán verificar la integridad y precisión de la información, para completar el registro en un plazo de tres días laborables. Es interesante comentar que el proceso de registro no es, en realidad, necesario para obtener una licencia de negocio, pero para industrias restringidas o promocionadas con restricciones en los porcentajes de participación del capital, el establecimiento de una WFOE exige la aprobación de las autoridades de comercio. El nuevo sistema de registro se está implementando dentro del ámbito del Catálogo del 2015, pero hace poco el MOFCOM y la NDRC han hecho público el borrador del Catálogo actualizado para recibir comentarios al respecto. El Consejo de Estado también ha emitido un anuncio para futuras industrias que se abrirán a la inversión extranjera, con un énfasis notable en la reducción de restricciones en los sectores financiero y energético.

Paso 5: Licencia de negocio cinco en una

Después de recibir el certificado de aprobación del MOFCOM, el registro y la solicitud de la licencia de negocio se puede hacer en la oficina local de la AIC en un plazo de 30 días desde la recepción de la solicitud. Al igual que el proceso de registro, la solicitud de la licencia de negocio se ha simplificado hace poco con la introducción de la licencia de negocio cinco en uno, que ha sustituido la previa de tres en uno. El número de crédito nacional estandarizado cubre simultáneamente: Junto con el nuevo esquema de licencia de negocio hay un nuevo sistema de registro de empresas en línea, que facilita compartir información entre los diferentes departamentos involucrados en el proceso de registro, lo que simplifica todo el proceso de establecimiento. Una solicitud y un dossier de los documentos necesarios para la solicitud se puede enviar a una terminal de solicitud de la oficina local de la AIC, reduciendo el proceso que solía tardar un mes, a un plazo de entre 15 y 25 días.

Paso 6: Grabado de los sellos

En China, a diferencia de lo que ocurre en occidente, el sello oficial de una empresa tiene autoridad legal sobre la firma de un representante legal y cuenta con el poder de validar documentos y contratos, independientemente de quién sea quien utilice el sello; por lo tanto la posesión y localización del mismo son de vital importancia. Todas las empresas que operen en China están obligadas a tener un sello oficial, que es de forma redonda y contiene el nombre oficial de la empresa en chino, y en algunos casos también en inglés. El sello de empresa se puede obtener en el Buró local de Seguridad Pública (o PSB por sus siglas en inglés) después del registro con éxito en la AIC. Cuando se firma un contrato, es responsabilidad de la contraparte comprobar que el sello utilizado es auténtico, si no, el contrato no es legalmente vinculante. En consecuencia, el PSB tiene una copia del sello original de la empresa para casos de fraudes o disputas. Además del sello oficial de la empresa, una empresa cuenta también con el sello del representante legal, el sello financiero (un sello para usar en los “fapiaos”) y en el caso de las WFOEs comerciales, el sello de aduanas. El sello del representante legal se utiliza para solicitudes de licencias y certificados específicos, así como para documentos bancarios, el sello del representante legal es cuadrado y tiene el nombre del representante legal de la compañía. El sello financiero se utiliza para validar las transacciones financieras tales como retiradas de efectivo, transferencias y cheques bancarios. El director financiero de la empresa debe mantener la posesión de este sello separado del resto, con una copia del mismo guardada en el banco de apertura de la cuenta de la empresa para su verificación y con finalidades anti-fraude. Al recaer la autoridad de una empresa china principalmente en las manos de la persona que en ese momento tenga los sellos, es recomendable poner en marcha un mecanismo que permita registrar y controlar el uso de los mismos.

Paso 7: Apertura de cuentas bancarias para divisa extranjera y RMB

Una WFOE en China debe tener como mínimo dos cuentas bancarias, una básica en RMB y una para las contribuciones de capital en una divisa extranjera. La cuenta básica en RMB es una necesidad para las operaciones diarias de una WFOE. Esta cuenta, es la única cuenta con la que la empresa puede retirar efectivo y, a menudo, actúa como la cuenta designada para realizar los pagos de impuestos. La cuenta de contribuciones de capital en moneda extranjera es necesaria para recibir las inyecciones de capital del extranjero. La aprobación para abrir esta cuenta se obtiene por medio de la Administración estatal de cambio de divisas (o SAFE por sus siglas en inglés). Una WFOE puede abrir cuentas bancarias tanto en bancos chinos como internacionales. Aunque muchos extranjeros prefieren abrir cuentas en bancos internacionales debido a la existencia de una relación en el país de origen, abrir cuentas en bancos chinos tiene sus ventajas, sobre todo relacionadas con la eficiencia, conveniencia y la seguridad. Normalmente, se solicitan los sellos legales y financieros de una WFOE para verificar la “firma” de la empresa al abrir una cuenta bancaria en China.

Paso 8: Registro de importación y exportación (para WFOEs comerciales)

Para que una WFOE comercial pueda llevar a cabo actividades de importación o exportación, primero tiene que obtener un certificado de registro de aduanas y una licencia de importación-exportación, que básicamente permite el cambio de una divisa extranjera a RMB y el rembolso de ventas o IVA de los productos importados o exportados. De igual manera, una WFOE comercial debe completar el registro de operador de comercio exterior con el MOFCOM, hacer el registro para una inspección de calidad con el buró de cuarentena y entrada y salida y obtener la tarjeta E-port IC, el software y el lector de tarjetas de las autoridades del China Electronic Port. La estructura de la WFOE en el cambiante panorama de las inversiones en China

Paso 9: Procesos relacionados con los contribuyentes del IVA general

En China los contribuyentes se dividen en dos categorías cuando hablamos de IVA: contribuyentes generales o contribuyentes a pequeña escala. Los últimos son entidades dedicadas tanto a la venta al por mayor como al por menor con ventas inferiores a los RMB 800.000 anuales, fabricantes (incluido los que ofrecen servicios de procesamiento, reparación y sustitución) con ventas que no superen los RMB 500.000 anuales y contribuyentes que ofrecen servicios sujetos a IVA con un máximo de ventas anuales de RMB 5 millones. Todos los demás contribuyentes entran en la clasificación de contribuyentes generales. A pesar de que el IVA de los contribuyentes a pequeña escala es menor, los contribuyentes del régimen general pueden deducir los IVAs soportados de los IVAs repercutidos, reduciendo el impacto fiscal en la empresa. El estatus de contribuyente general también permite a la empresa emitir “fapiaos” especiales con IVA a sus clientes. Los “fapiaos” son importantes en las transacciones comerciales y se pueden usar como recibos legales y para la deducción de impuestos, si procede. Si asumimos que se cuenta con un sistema contable sólido, los contribuyentes de la categoría a pequeña escala pueden también solicitar el estatus de contribuyente general, cuyo proceso de solicitud se ha simplificado recientemente. Para obtener el estatus de contribuyente general, hay que entregar un formulario de solicitud y un certificado de registro de impuestos en la oficina local de impuestos, entonces, dicha oficina comprobará y confirmará el registro. Antes, se necesitaban una serie de pasos extra, tales como una entrevista y una inspección in situ. Con la eliminación de estos pasos, el tiempo se ha reducido de 30 días laborables a unos 5. Es importante constatar que una vez que se obtiene este estatus, no es posible volver al de pequeña escala.

Conclusiones

Continuamente se van dando pasos para la simplificación del proceso de establecimiento de WFOEs. Los más significativos son lo desarrollados con respecto a la licencia de negocio. La licencia de negocio cinco en uno surge de la necesidad de realizar múltiples solicitudes a múltiples autoridades y, con ella, la gestión de la administración se convierte en un tejido más ajustado y efectivo. Compartir la información mediante sistemas de gestión integrados y digitalizados aporta no sólo tiempos más breves en las solicitudes, sino que también incorpora más medios de ratificación y evaluación. Sin embargo, componentes como el Catálogo y otros requisitos y regulaciones están siempre en un proceso de cambio y actualización. Por lo tanto, es importante estar pendiente de estos cambios para conseguir que el proceso de establecimiento se desarrolle sin problemas, especialmente porque las diferentes actividades que se quieran llevar a cabo mediante una WFOE afectarán a la forma y pasos del proceso de establecimiento.

Lecturas relacionadas: Serie de artículos sobre la estructura WFOE en 2017: La estructura de la WFOE en el cambiante panorama de las inversiones en China En 2015 el PIB de China sólo creció un 6,9%, el menor en un cuarto de siglo, lo que generó preocupación e inquietud sobre la segunda mayor economía mundial. Consideraciones antes de establecer una WFOE en 2017 Antes de decantarse por una WFOE como vehículo de inversión en China, el inversor debería tener en cuenta una serie de consideraciones. Registrar una FIE en China y el nuevo requisito de especificar a la persona que controla la empresa de facto El Comité permanente del Congreso nacional popular ha hecho cambios en las leyes y regulaciones que gobiernan las empresas de inversión extranjeras en China.

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