Llevando a cabo una auditoría de RRHH exitosa en China

El proceso de llevar a cabo una auditoría de RRHH en China es matizado y necesita ser plenamente comprendido para que la auditoría tenga un resultado significativo. En este artículo proporcionamos una guía paso a paso de lo que hay involucrado.

Paso 1: Decidir si llevar a cabo la auditoría interna o externa

La primera decisión para las empresas para llevar a cabo una auditoría de RRHH, es quién debe hacerse cargo de todo el proceso. Como hemos discutido en el primer artículo de esta edición, las auditorías de RRHH pueden hacerse por el personal interno o  externalizarlo a profesionales expertos. Mientras que hacer la auditoría internamente normalmente resulta más económico y más confidencial, hay un abanico de otras opciones a considerar. Por ejemplo, si la empresa aplica un sistema de salarios confidenciales para protegerse contra la competencia y el resentimiento entre los empleados, el riesgo de la divulgación de información será mayor si la auditoría se realiza por el personal interno. Para hacer frente a este problema, una empresa extranjera puede enviar un equipo interno de su matriz al extranjero para hacerse cargo del proceso.  Sin embargo, esto plantea un problema adicional si estos empleados no están familiarizados con las particulares leyes de RRHH en China, potencialmente resultando en una auditoría poco efectiva.

Externalizar la auditoría de RRHH ofrece una solución. Los expertos externos en RRHH pueden añadir más valor a todo el proceso, no solo por su imparcialidad a las cuestiones de RRHH comentadas más arriba, sino también por su experiencia en identificar problemas en los RRHH.

Por lo tanto nosotros sugerimos que usar un tercero cualificado es el método óptimo para realizar una auditoría de RRHH en China. Por regla general, las consultorías o bufetes de abogados centrados en empresas de inversión extranjera pueden proporcionar servicios profesionales de auditoría de RRHH a empresas extranjeras. Para reducir aún más cualquier riesgo posible, se advierte a las empresas de llevar a cabo una due diligence con candidatos potenciales, analizando sus prácticas anteriores y verificando sus certificados de registro en la web oficial de la Administración de Industria y Comercio (AIC).

Paso 2: Clarificar el ámbito de la auditoría de RRHH basado en las necesidades actuales

La siguiente cuestión previa para las empresas a considerar es el ámbito de la auditoría. Una auditoría de RRHH puede ser estructurada para ser integral o  específicamente enfocada. Con diferentes áreas a cubrir, el método de auditoría, el proceso de auditoría, como también el periodo y el coste pueden ser muy diferentes.

Hay varios tipos de auditorías y cada uno está diseñado para cumplir con objetivos diferentes, como muestra el cuadro anterior.

Si nunca se ha realizado una auditoría, se recomienda un análisis integral de todas las políticas y procedimientos. Después de esto, las empresas  a menudo optan por realizar auditorías centradas en funciones específicas de RRHH, como los pagos de nóminas, mantenimiento de registros y basadas en sus necesidades actuales, propósitos y por supuesto el presupuesto.

Paso 3: Desarrollar un plan de auditoría detallado, con métodos de auditoría y listas de control detalladas

Cuando el ámbito de una auditoría ha sido aclarado, el siguiente paso es desarrollar un plan para realizar la auditoría, el cual debe incluir el método previsto, como también el tiempo de finalización. Para externalizar las auditorías de RRHH, el plan de auditoría lo proporciona el tercero escogido. Sin embargo, las empresas todavía necesitarán revisar estos planes cuidadosamente para comprobar que cumplen con sus necesidades.

Para diagnosticar problemas, el método usado más común por auditores externos es analizar informes, registros, manuales, contratos y otra documentación producida en la actividad diaria de RRHH de la empresa. Pero dependiendo en el ámbito específico de la auditoría, otros métodos como entrevistas individuales o grupales, observación y cuestionarios, pueden ser usados también. Mientras el método de análisis de la documentación  es generalmente más adecuado para las auditorías de  cumplimiento y gestión de  relaciones laborales, el método de la entrevista/observación/ cuestionarios es más efectivo para las auditorías de  función RRHH/ mejores prácticas.

El ciclo completo del proceso auditoría está ilustrado en el cuadro de arriba. Sin embargo, pertenece a la empresa decidir que procesos son necesarios o no. Las empresas deben decidir si una re-evaluación es demasiado para ser incluida en el proceso de auditoría, teniendo en cuenta las restricciones presupuestarias y el tiempo necesario.

En esta etapa, los auditores de RRHH deben preparar también las listas de control personalizadas para reflejar las necesidades de la empresa y asegurar la eficiencia del proceso de auditoría.

Paso 4: Establecer un sistema eficiente de cooperación interna para la auditoría de RRHH

Tal y como se ha mencionado en el primer artículo, la cooperación de la empresa es uno de los mayores obstáculos para que las auditorías de RRHH sean exitosas. Es también necesario establecer un sistema interno de cooperación antes de que empiece el proceso de auditoría. Generalmente se aplican las siguientes normas:

• Los auditores deben ser plenamente capacitados tanto por la matriz extranjera como por el personal que tiene el control de la empresa.
• La empresa debe designar personal interno o un equipo especial, para asistir el proceso de auditoría. Para mantener la objetividad e independencia de la auditoría, los miembros del personal o equipo deben ser escogidos por aquellos que no tienen participación en la auditoría.
• La empresa debe desarrollar algún mecanismo para asistir a los auditores para recopilar la información necesaria. Por ejemplo, contando con la resistencia esperada de la filial china a ser auditada, la matriz puede establecer un equipo informador para ayudar a los auditores en el acceso a la documentación de RRHH.

Paso 5: Realizar la auditoría y generar le informe de auditoría

Una vez comienza la auditoría, el equipo auditor debe recopilar todos los documentos y formularios pertinentes enumerados en las listas de control. En varias circunstancias, los auditores deben llevar a cabo observaciones necesarias para descubrir si las políticas de RRHH sobre el papel se sincronizan con las prácticas actuales de RRHH.

Después de que toda la información necesaria haya sido analizada, los auditores crearán un informe con el patrón acordado. Un informe competente debe identificar cualquier debilidad o riesgo potencial encontrados durante la auditoría, como también proporcionar consejo profesional y práctico a las empresas para corregir su incumplimiento o hacer mejoras.

Una particular importancia durante este proceso es la confidencialidad de la auditoría de RRHH, incluyendo no solo la información delicada contenida en la documentación auditada, pero también los problemas detectados en las conclusiones. Normalmente, habrá un acuerdo de confidencialidad entre la empresa y los auditores que se ocupan de esto.

Paso 6: Acciones después de la auditoría

Después de que sea presentado el informe de auditoría, la empresa debe haber obtenido un conocimiento profundo de sus prácticas de RRHH, especialmente las áreas con espacio de mejora. Sin embargo, el informe de auditoría no es el punto final del proceso de auditoría  de RRHH. Como se ha mencionado en el primer artículo, la auditoría es una herramienta de diagnóstico. Como solucionar los problemas detectados es decisión de la empresa.

Para aprovechas al máximo la auditoría de RRHH, se aconseja a las empresas desarrollar un plan de acción real y alcanzable para solventar los riesgos descubiertos y hacer mejoras en su estructura general de RRHH. Cualquier problema de cumplimiento detectado, tal como seguridad social obligatoria para los empleados, tiene prioridad. Retrasar las acciones correctivas solo empeora estos problemas, y puede repercutir no solo en multas y penalizaciones costosas, sino también en daños de reputación potencialmente permanentes.

Siguiendo esto, las empresas deben resolver los riesgos potenciales en sus relaciones laborales; por ejemplo, añadiendo una descripción de trabajo corregida a los contratos de empleados. Las empresas pueden trasladarlos a otras áreas que necesitan mejora a largo plazo, cómo una renovación de su sistema de documentación, optimización de funciones específicas de RRHH, e implementación de nuevas prácticas mejores.  A pesar de que no es necesario, se aconseja a las empresas consultar con su equipo de auditoría escogido, para asegurar que todos los problemas descubiertos se entienden perfectamente y que acciones se tomarán al respecto. Cuando sea necesario, la empresa puede organizar sesiones de entrenamiento para ayudar a sus empleados a entender las políticas y procedimientos corregidos.

Últimamente, es importante dar énfasis en que la auditoría de RRHH, no es una solución completa de una sola ocasión. Se aconseja a las empresas que controlen continuamente y revisen periódicamente sus nuevos procesos para asegurar que permanecen compatibles y eficientes como un empleador.

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