Wie Sie Ihr China-Geschäft während des Coronavirus-Ausbruchs aus der Ferne betreiben

Angesichts des aktuellen Ausbruchs des Coronavirus in ganz China müssen sich Unternehmen die Frage stellen, wie sie ihre Mitarbeiter in einer derart außergewöhnlichen Situation, in welcher der physische Kontakt zwischen den Menschen in hohem Maße eingeschränkt ist, effektiv einsetzen können. Die Ansammlung einer großen Anzahl von Mitarbeitern in Büros sollte so weit wie möglich vermieden werden, sowohl im Hinblick auf das Infektionsrisiko, als auch weil viele Mitarbeiter auf nunmehr stark eingeschränkte öffentliche Verkehrsmittel zur Erreichung der Büroräumlichkeiten angewiesen sind. Insbesondere in der öffentlichen Umgebung gilt das Infektionsrisiko am höchsten. Ihr Unternehmen sollte darauf achten, dass Reiseverpflichtungen der Mitarbeiter auf ein Minimum reduziert werden.

Auch andere traditionelle Methoden der Geschäftsabwicklung, wie z. B. die Nutzung von Express-Post für die Zustellung wichtiger Dokumente, können in der gegenwärtigen Situation nicht wahrgenommen werden. Solche Dienste werden aktuell ausgesetzt, weil sowohl die physischen Dokumente selbst als auch die Mitarbeiter, die solche Dokumente mit sich führen, eine Ursache für eine potenzielle Kontamination sein könnten. Auch die Entsendung von Mitarbeitern in Zulieferbetriebe zur Durchführung von Qualitätssicherungsmaßnahmen wird unter den eingeführten Einschränkungen unpraktisch.

Kurz gesagt, die meisten Optionen für Unternehmen, die traditionelle Geschäftspraktiken anwenden, sind vorübergehend nicht verfügbar. Die noch verfügbaren Optionen beruhen auf dem Betreiben des Unternehmens aus der Ferne („Remote Operations“). Diese Methoden erfordern lediglich die Übertragung von Daten über Kabel/WiFi – zumindest etwas, welches das derzeitige Coronavirus nicht nutzen kann. Darüber hinaus bestehen natürlich weitere Gefahren und Probleme im Zusammenhang mit der übermäßigen Abhängigkeit von der digitalen Kommunikation, insbesondere für Organisationen, die kein robustes Betriebskontinuitätsmanagement (BKM) aufgestellt haben.

In diesem Artikel skizzieren wir einige Optionen und Ratschläge, die sich speziell auf das chinesische Geschäftsumfeld beziehen. Die Überlegungen sollten sich auf die kurzfristige Situation (sprich, die kommenden zwei bis drei Wochen, in denen die Mitarbeiter möglicherweise auf ihre Wohnungen beschränkt sind, während die Inkubationszeit für dieses Virus vergeht) und die mittelfristige Situation konzentrieren.

In den kommenden Wochen müssen sich die Unternehmen auf die bereits eingerichtete digitale Unternehmensinfrastruktur verlassen und diese mit der anderweitig in China verfügbaren, nicht-unternehmenseigenen Infrastruktur ergänzen, wobei sie sich der Grenzen und Schwächen dieser öffentlichen Kanäle bewusst sein müssen.

Für gut vorbereitete Unternehmen muss das Arbeiten aus der Ferne kurzfristig kein allzu großes Hindernis sein. Um unser Unternehmen als Beispiel zu nehmen: Unsere Mitarbeiter verfügen über Laptops und arbeiten von zu Hause aus. Das Unternehmen nutzt die Plattform „MS O365“ recht umfassend, und unsere Mitarbeiter können über diese Unternehmensplattform ständig miteinander in Kontakt bleiben. Alle Dokumente, die unsere Mitarbeiter für die Durchführung ihrer Arbeit benötigen, stehen ihnen auf SharePoint Online zur Verfügung und können bei Bedarf ausgetauscht werden. Unser ERP und CRM sind über Fernzugriff zugänglich. Die zwischen den Firmencomputern übertragenen Daten werden zu Hause genutzt, und unsere Server werden vor der Übertragung verschlüsselt. Gegebenenfalls liegt eine Verlangsamung der Datenübertragung vor, da die Mitarbeiter ihre Internetverbindungen in der eigenen Wohnung nutzen müssen, jedoch hat dies keine ernsthaften Auswirkungen. So haben wir heute beispielsweise eine Telefonkonferenz über MS Teams zwischen neun Personen an verschiedenen Orten in China (darunter ein Mitarbeiter in der Provinz Hubei) abgehalten. Während die Videofunktionalität aufgrund von Bandbreitenproblemen schwach war, bewies sich die Audiofunktionalität als ausreichend.

Für weniger gut vorbereitete Unternehmen sind jedoch einige Probleme vorhersehbar. Wenn Ihr Unternehmen kein robustes Unternehmenstool wie MS Teams oder Skype für Unternehmen (auch als Lync bekannt) verwendet, muss die unternehmensinterne Kommunikation möglicherweise auf traditionellem Telefon, Unternehmens-E-Mail oder weniger sicheren öffentlichen Kanälen wie WeChat beruhen. Wenn Ihr Unternehmens-E-Mail-Server in der Hauptgeschäftsstelle Ihres Unternehmens im Ausland gehostet wird, kann es sein, dass von zu Hause aus arbeitende Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, E-Mails mit großen Anhängen zu senden oder zu empfangen. Dies ist ein häufiges Problem, das bei der Übertragung von Daten in und aus dem chinesischen Festland aufgrund der Überlastung der internationalen Ausfahrten auftritt. Viele Unternehmen umgehen dieses Problem, indem sie VPN-ähnliche Strukturen zwischen ihren Büros in China und den Büros in Übersee einrichten; wenn die Mitarbeiter jedoch von zu Hause aus arbeiten – funktionieren diese Notfallpläne nicht mehr effektiv.

Im Falle von Mitarbeitern, die im Zuge des ordentlichen Geschäftsbetriebes regelmäßig mit Kunden oder Lieferanten in Kontakt stehen, gilt es die betrieblichen Auswirkungen des Coronavirus frühzeitig abzumildern. Wenn Ihr Unternehmen über robuste Unternehmenswerkzeuge, wie z.B. MS O365, verfügt, können Sie die Einladung Ihrer Kunden/Lieferanten in Erwägung ziehen, damit diese mit Ihnen als “externer Benutzer” der Plattform kommunizieren zu können. Wenn Ihnen solche Kanäle nicht sofort zur Verfügung stehen, so stehen diese vielleicht dem Kunden oder Lieferanten zur Verfügung, und Sie können im Gegenzug dafür sorgen, dass Ihre wichtigsten Mitarbeiter in diese Netzwerke aufgenommen werden. Eine solche Koordinierung erfordert Zeit für die Umsetzung, daher sollten Sie zur Erleichterung eine gewisse Vorlaufzeit einplanen.

Wir können davon ausgehen, dass es für Unternehmen mit Aktivitäten in China kurzfristig einige akute Probleme geben wird. Hier sind einige einfache Richtlinien, die zur Milderung der Auswirkungen befolgt werden können:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr IT-Personal (sowohl im Ausland, als auch in China) für die Behandlung von Konnektivitäts- und anderen damit zusammenhängenden Fragen zur Verfügung steht. Bei Mitarbeitern, die aus der Ferne arbeiten, ist damit zu rechnen, dass mehr Probleme als üblich auftreten. Erwägen Sie, IT-Ressourcen zusätzlich zu bezahlen, um sicherzustellen, dass sie während der Urlaubszeit arbeiten, damit die meisten Ihrer Mitarbeiter nach dem Ende des verlängerten chinesischen Neujahrsfestes mit der Arbeit aus der Ferne beginnen können.
• Wenn Sie über unternehmensinterne Kommunikationsmittel verfügen, die in China effektiv genutzt werden können, so stellen Sie sicher, dass Ihre in China ansässigen Mitarbeiter ausreichend Anleitung erhalten und wissen, dass sie für deren Nutzung angemeldet sein müssen. Unserer Erfahrung nach informieren viele Unternehmen, die über diese Instrumente verfügen, ihre in China ansässigen Mitarbeiter nicht über deren vollen Fähigkeiten. Ziehen Sie in Erwägung, von den Mitarbeitern zu verlangen, dass sie die Anwendungen (Teams / SharePoint Online usw.) auch auf ihre Mobiltelefone herunterladen.
• Kommunizieren Sie Ihren Mitarbeitern gegenüber deutlich, dass alle Kosten der Unternehmenskommunikation, die auf die Nutzung von Mobiltelefonnetzen zurückzuführen sind, während dieser Zeit vom Unternehmen erstattet werden.
• Wenn Sie E-Mails mit großen Anhängen haben, besteht eine realistische Gefahr, dass sich der Empfang für Mitarbeiter in China verzögert, insbesondere wenn sich Ihr Unternehmens-E-Mail-Server im Ausland befindet. Ziehen Sie in Betracht, die E-Mail-Nachricht vom Anhang zu trennen. Versuchen Sie, die Größe der Anhänge zu reduzieren oder andere Kanäle für die
• Zustellung solcher Anhänge zu finden. Beachten Sie, dass viele Dienste, wie z.B. Dropbox usw., auf dem chinesischen Festland blockiert sind.
• Wenn Ihre Mitarbeiter gezwungen sind, sich zu Zwecken der Kommunikation und des Datenaustausches auf unternehmensfremde Kanäle wie WeChat zu verlassen, so stellen Sie sicher, dass Sie den Mitarbeitern ausreichende Hinweise dazu geben, welche Art von Informationen nicht über solche Kanäle weitergegeben werden dürfen. Dies ist ein Bereich, in dem Ihre internen juristischen Ressourcen in der Unternehmenszentrale mitwirken sollten. So verfügen Sie möglicherweise über Verträge mit bestimmten Kunden oder Anbietern, die den Austausch bestimmter Informationen über unternehmensfremde Kanäle einschränken. Effizienz ist ein wichtiger Aspekt für Ihre Organisation in den kommenden Wochen, aber auch der Datenschutz sollte stets gewährleistet sein. Ohne eine solche Anleitung könnten Sie feststellen, dass Ihre in China ansässigen Mitarbeiter alle Arten von Dokumenten und Informationen über ihre persönlichen WeChat-Konten austauschen.
• Stellen Sie für die kommenden Wochen einen klaren und regelmäßigen Kommunikationsplan für die leitenden Mitarbeiter auf. Dies ist besonders wichtig, wenn Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten. Die meisten modernen Telefonkonferenz-Plattformen enthalten nicht nur eine Online-Teilnahmeoption, bei der während der Besprechungen die volle Funktionalität genutzt werden kann, sondern auch eine “Einwahl”-Option für diejenigen Teilnehmer, die einfach nur die Sprachfunktionalität über ihr Mobiltelefon nutzen möchten. Diese Funktionalität wird für Mitarbeiter empfohlen, die von ihren Wohnadressen aus mit einer begrenzten Bandbreite konfrontiert sein könnten.

Diese oben genannten Maßnahmen können zumindest Ihre in China ansässigen Mitarbeiter in die Lage versetzen, weiterhin mit einem angemessenen Maß an Effizienz und Sicherheit zu arbeiten, während sich die Situation des Coronavirus schrittweise stabilisiert. Weiterhin sollte Ihr Unternehmen überlegen, wie es mit den mittelfristigen Auswirkungen umgehen kann. Derartige Planungen sollten nicht überstürzt werden. Das Betriebskontinuitätsmanagement muss vor der Umsetzung sorgfältig entwickelt werden, wobei die Art Ihres Unternehmens, die globalen Anforderungen sowie China-spezifische Überlegungen berücksichtigt werden müssen. Nach dem Entwurf muss die entsprechende Hardware beschafft, die Software installiert und die Daten sorgfältig migriert werden. Dieser Prozess dauert Monate und erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen Ihren Betriebsteams in China (sowie an anderen Standorten) und Ihren IT-Ressourcen.

Lösungen sollten so schnell wie möglich umgesetzt werden. Die gegenwärtige Situation sollte Ihr Unternehmen dahingehend aufwecken, dass diese Technologien immer wichtiger werden. Sie ist nicht nur in “Krisensituationen” wie dem aktuellen Coronavirus-Ausbruch kritisch; digitale Kommunikations- und Austauschwerkzeuge werden zunehmend als Ersatz für die traditionelle Büroumgebung in Betracht gezogen. Für die Organisationen, die in dieser Hinsicht “voraus sind”, sollte die aktuelle Krise ihnen für eine gewisse Zeit eine Art Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Für diejenigen, die sich in einem technologisch eher rückständigen Stadium befinden, könnte es nun besser denn je an der Zeit sein, die erforderlichen Investitionen zu tätigen. Dezan Shira & Associates kann mit qualifizierten IT-Infrastruktur-Engineering- und IT-Consulting-Teams beraten und bei der Implementierung robuster Lösungen helfen. Kontaktieren Sie IT@dezshira.com, um die Einrichtung solcher Systeme für Ihr Unternehmen zu diskutieren.

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