Vorbereitung für Chinas jährliche Prüfung: Compliance Anforderungen

February 23, 2016 Posted by China Briefing Reading Time: 4 minutes

Das Geschäftsjahr Chinas läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Jahresabschlüsse müssen innerhalb der ersten Monate des nächsten Jahres eingereicht werden. Das bedeutet, dass der dritte und vierte Quartal eines Jahres ein guter Zeitpunkt ist, das Geschäft zu prüfen nicht nur zur Erfüllung strenger Anforderungen des jährlichen Prüfung, sondern auch um sicherzustellen, dass der Betrieb gut läuft und in der Lage ist, Profitabilität zu maximieren.

Eine interne Überprüfung bewertet die interne Kontrolle und misst den Zielerreichungsgrad eines Unternehmens. Sie dient als Vorbereitung auf die vollständige Abschlussprüfung. Dies ist besonders relevant bei Änderungen im gesamten wirtschaftlichen Umfeld.

Es gibt eine Vielzahl von Punkten, die ohne großen Aufwand zur Vorbereitung untersucht werden können. Da die jährliche Prüfung auch obligatorische Lizenzverlängerungen beinhalten, muss darauf geachtet werden, dass alles auf dem neuesten Stand ist.

Diese Gewerbelizenz enthält Angaben zum Unternehmen und muss immer aktuell sein, unabhängig davon, ob es sich um eine Repräsentanz, FICE (ausländisch investiertes Handelsunternehmen), WFOE (Gesellschaft mit ausschließlich ausländischer Beteiligung) oder JV (Gemeinschaftsunternehmen) hält.

Geldbußen können erhoben werden, wenn sich die Angaben zum Unternehmen innerhalb des Jahres geändert haben und noch keine entsprechende Änderung an der Lizenz vorgenommen wurde. Zusätzlich sind Angaben über die Muttergesellschaft notwendig, wenn Änderungen auf dieser Ebene gemacht wurden, die von dem Tochterunternehmen in China nach lokaler Anforderung aktualisiert werden müssen.

Besonderes Augenmerk ist darauf zu richten, dass der Name des rechtlichen Verantwortlichen, die Unternehmensadresse und das eingetragene Kapital korrekt sind.

Betriebliche Zertifikate

Diese Zertifikate variieren von Unternehmen zu Unternehmen, und werden von verschiedenen Ministerien ausgestellt. Alle müssen aktuell und gültig sein. Sollte die Lizenz der Zollverwaltung nicht vorliegen, kann das direkten Einfluss auf den Ein- und Ausfuhrbetrieb haben. Andere produktspezifische Lizenzen können auch erneuert werden müssen.

Unterzeichner für Bankgeschäfte

Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass die derzeitigen Unterzeichner und der Genehmigungsmechanismus für Bankgeschäfte auf dem neusten Stand sind und diese entsprechend nachvollziehbar sind.

Besitz der Firmensiegel

Firmensiegel werden bei Transaktionen verwendet und es gibt verschiedene Arten von Siegeln für unterschiedliche Zwecke – einschließlich für Bankgeschäfte. Es sollte festgestellt werden wo diese aufbewahrt werden. Außerdem sollte geprüft werden, ob diese weiterhin von Personen mit entsprechender Integrität verantwortet werden.

Korruptionsprüfung

Wie sicher ist das Handelsverhalten Ihres Unternehmens? Sind die Mitarbeiter in fragwürdigen Tätigkeiten einbezogen? Eine Kontrolle zur Festzustellung, ob Ihr Vertriebsteam bestechlich/korrupt ist, hat Einfluss auf die internen Kontrolle. Anti-Korruptions Vorschriften besagen, dass ausländische Geschäftsführer in diesem Fall auch verantwortlich gemacht werden können. Dies kann ein sehr schwieriges Problem werden. Daher spielt die Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften in Ihrem Unternehmen eine entscheidende Rolle.

Personalwesen und Gehaltsabrechnung

Sind Ihre Mitarbeiter ordentlich beschäftigt und sind deren obligatorische Sozialleistungen und Löhne aktualisiert? Nur ein Fehler eines Beschäftigten, kann weitreichende Konsequenzen für das Unternehmen haben. Seien Sie daher vorsichtig mit dem Personalwesen und stellen Sie sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.

EDV

Haben Sie alle Anforderungen der Software-Lizenzvereinbarung erfüllt und sind die Anforderungen aktualisiert? Wie sicher ist Ihre EDV-Plattform? Wer kontrolliert den Zugriff?

Daten

Wer kontrolliert Marketing-, Vertriebs- und Finanzdaten? Werden die Daten in China oder im Ausland gespeichert? Wer hat unter welchen Bedingungen Zugriff? Datenbankdiebstahl oder -manipulation geschieht häufig in China. Ist Ihre Datenbank gesichert?

Geistiges Eigentum

Haben Sie Domänennamen, Websitedomänen und ihre Derivate gesichert? Wie sieht das mit Marken und Patenten aus?

Andere Aspekte sollten auch geprüft werden, zum Beispiel die Beziehung zwischen rechtlichen und finanziellen Vorschriften, auf die wir im zweiten Teil diese Artikelserie behandeln. Dieser Artikel umfasst auch Maßnahmen zur Senkung der Betriebskosten sowie Erhöhung der Rentabilität. Dies macht nicht nur Ihr Geschäft in China fit für die jährliche Prüfung sondern kann Ihnen auch mehr Geld bringen. Da alle Unternehmen in China einem Handelsdruck gegenüberstehen, ist es jetzt die Zeit, zu untersuchen, wie man mehr Geld von seinen bestehenden Betrieben erhalten kann.

Ein Kommentar von Chris Devonshire-Ellis, der Gründungspartner von Dezan Shira & Associates.

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