Pandemia da Covid-19: coordinare le attività aziendali da remoto.

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Di Adam Livermore, Thomas Zhang e Chris Devonshire-Ellis, Dezan Shira & Associates

L’epidemia di Covid-19 in Cina ha innescato il più grande esperimento di lavoro da remoto mai visto, poichè le aziende sono state chiamate a valutare come impiegare in modo efficace la forza lavoro, riducendo al minimo i contatti fisici. La questione ormai riguarda tutto il mondo e non solo la Cina.

La situazione è ancora difficile in Cina, e non tutto il personale è rientrato fisicamente al lavoro. Sembra anche che la situazione rimarrà tale per altri mesi, non solo in Cina ma in molte delle economie del mondo. Quindi, in che modo le aziende di tutto il Nord America, Europa, Sud America, Africa, Medio Oriente e Asia possono gestire non solo la riduzioni di lavoro in ufficio e in fabbrica, ma anche gestire le loro filiali in Cina?

In questa circostanza, la maggior parte delle opzioni per il normale funzionamento delle imprese che utilizzano metodologie tradizionali non sono disponibili. I manager delle società ad investimento straniero (FIE) in Cina hanno dovuto perciò muoversi molto rapidamente per rimediare. Ciò ha comportato l’istituzione di nuove modalità di lavoro che riducono gli spostamenti del personale garantendo al contempo il mantenimento dei ritmi di lavoro. È stato necessario rivedere e implementare modalità di lavoro da remoto.

In questo articolo esaminiamo la metodologia e le soluzioni tecniche quando si opera in un’azienda a cui le circostanze impongono l’adozione di modalità di lavoro da remoto.

Nominare un Chief Information Officer responsabile

Le aziende devono nominare una persona per agire come Chief Information Officer (CIO). Questo ruolo è molto delicato e impegantivo: il CIO ha la responsabilità dell’infrastruttura su cui si basa l’ufficio da remoto, della condivisione delle informazioni all’interno dell’organizzazione, e della sicurezza delle informazioni. È fondamentale che un CIO sia in grado di coordinarsi con tutto il personale, sia consapevole della loro posizione e situazione e sia in grado di fornire informazioni precise, istruzioni e assistenza.

Garantire la sicurezza e l’efficienza degli asset IT

La priorità del CIO deve essere la sicurezza delle informazioni aziendali riservate. Se i dipendenti lavorano da casa possono fare affidamento sull’infrastruttura aziendale esistente per svolgere il proprio lavoro? La loro organizzazione dipende da server fisici centralizzati situati in sale server presso la sede centrale o nei data center? E ancora, i dipendenti a casa e in Cina sono in grado di accedere a tali server in modo sufficientemente rapido per svolgere il proprio lavoro nelle circostanze attuali?

Se la società non mette in atto una politica chiara in breve tempo e non adotta le misure necessarie per consentire ai dipendenti di svolgere il proprio lavoro e rispettare le scadenze, l’inevitabile conseguenza è che i dipendenti inizieranno a ricorrere a canali informatici “non aziendali”. In Cina, questo in genere significherà ricorrere alla “super-app” WeChat. Altre opzioni includono Messenger, LinkedIn, Whatsapp, Twitter, Viber, Yandex e molte altre App.

I pericoli legati alla diffusione di contenuti aziendali attraverso tali canali non devono essere spiegati qui, poiché ovvi. Le aziende dovrebbero fare tutto il possibile per cercare alternative praticabili il più rapidamente possibile.

Le opzioni rientrano in due categorie generali: migliorare l’accesso agli hub di informazioni aziendali esistenti e creare rapidamente nuovi canali aziendali per lo scambio di informazioni che non si basano sull’infrastruttura esistente.

Il primo punto presuppone che molte informazioni e strumenti aziendali critici utilizzati dai dipendenti risiedano nell’infrastruttura fisica, piuttosto che nel “cloud” su piattaforme come MS Azure / Office365. La migrazione di questi dati non è fattibile nel breve termine, quindi l’opzione migliore per facilitare l’accesso a queste informazioni è migliorare sia la velocità sia la sicurezza della connessione a tali dati da parte dei dipendenti che lavorano da casa.

L’accesso tramite RDP (che crittografa i dati in trasmissione) può essere considerato per i sistemi che non sono basati su browser e che non limitano l’accesso agli ambienti di ufficio. Per quei sistemi che sono normalmente limitati all’accesso in ufficio, le aziende dovranno prendere in considerazione la possibilità di stabilire connessioni VPN tra il computer di ciascun dipendente e un server cap-stone che può collegarsi al server aziendale rilevante. L’utilizzo a VPN deve comunque essere limitato, per ridurre al minimo l’esposizione del sistema a Internet e quindi ridurre il rischio per la sicurezza quando i dipendenti si connettono. I computer che operano in ambienti da remoto dovrebbero essere protetti da strumenti ad hoc, incluso il software antivirus, poiché i laptop non si trovano più all’interno del perimetro di sicurezza dell’ufficio.

Il software antivirus installato nel tuo ufficio potrebbe non aggiornarsi tempestivamente e in automatico quando i laptop si trovano fuori dall’ufficio, poiché alcuni aggiornamenti potrebbero non operare. Bitlocker è un altro strumento da prendere in considerazione, poiché la possibilità di smarrimento o furto di un laptop aumenta rapidamente quando un sacco di personale lavora in remoto. BitLocker aggiunge un ulteriore livello di sicurezza dell’accesso crittografando le informazioni che risiedono sul disco rigido locale del computer.

Presuminbilmente la velocità di accesso sarà influenzata negativamente a causa dei dipendenti che lavorano al di fuori del normale ambiente aziendale, e ci si può aspettare che la velocità di Internet sia inferiore. La nostra azienda, Dezan Shira & Associates www.dezshira.com ha avuto oltre 300 dipendenti che lavorano da casa in Cina nelle scorse settimane e hanno scoperto che l’accesso a Internet tramite hotspot 4G collegando il proprio laptop al telefono cellulare ha risolto il problema della velocità della connessione.

Soluzioni cloud e cloud ibride

Un’altra opzione disponibile per le aziende è quella di cercare alternative immediatamente disponibili per ridurre la loro eccessiva dipendenza dalle infrastrutture aziendali. Le opzioni più popolari al momento sono state Microsoft Office365 (per le società straniere con dipendenti in Cina), DingTalk di Alibaba e WeChat Work di Tencent (per le aziende cinesi che hanno bisogno di una soluzione più “domestica”). Altre opzioni come Slack hanno anche visto un forte aumento di utenti. Ciò che questi servizi essenzialmente fanno è fornire una serie di strumenti di comunicazione e collaborazione aziendale che si collegano direttamente alla directory globale dell’azienda ma che non si basano sui dati presenti nei server fisici dell’azienda. Queste soluzioni basate su cloud possono essere facilmente accessibili ovunque e in qualsiasi momento dai dipendenti.

Prendendo ad esempio Office365, questa piattaforma offre una vasta gamma di funzionalità per supportare il lavoro remoto come sottoprodotto del suo design complessivo. SharePoint Online (SPO) è uno strumento basato su cloud per archiviare e controllare le informazioni aziendali, che può essere utilizzato in molte altre applicazioni. Microsoft Teams è uno strumento di comunicazione e collaborazione che si sincronizza con SPO per offrire agli utenti una vasta gamma di funzionalità. Teams offre un’opzione stabile per le chiamate in conferenza tra colleghi sia all’interno che all’esterno della Cina. Altri strumenti come Flow (ora rinominato PowerAutomation) consentono alle aziende di riorganizzare rapidamente e semplificare i loro processi aziendali per affrontare le sfide dei dipendenti remoti.

Ancora più importante, Office365 consente all’azienda di gestire diversi aspetti della propria attività su un’unica piattaforma universale – e-mail, condivisione e accesso ai file e collaborazione – sono tutti integrati nella stessa piattaforma e forniti con un alto grado di affidabilità e sicurezza. Questa piattaforma garantisce inoltre che tutte le informazioni in essa contenute siano controllate in base alle politiche e ai requisiti di sicurezza dell’azienda. Questo è un grande vantaggio perché garantisce il rispetto delle normative e perché garantisce il rispetto dei doveri di riservatezza e confidenzialità assunti con i clienti.

Microsoft ha recentemente introdotto un’offerta speciale per la prova gratuita di alcuni strumenti all’interno della “suite” di prodotti O365. Ovviamente, il loro piano è quello di mettere a proprio agio i potenziali clienti con la collaborazione attraverso questa piattaforma, e quindi convincerli a iscriversi al servizio a pagamento (con piena funzionalità) in un secondo momento. L’offerta è gratuita per sei mesi; il pacchetto Office365 E1 (che include e-mail, SPO, Flow, Teams) viene offerto gratuitamente per tre mesi. Esistono varie opzioni a seconda che la tua azienda desideri utilizzare la funzionalità nella speciale versione “Cina” di O365 o nella versione globale standard.

Sfidare il modello di lavoro tradizionale: accedere a nuove aree di crescita

 Le opzioni sopra menzionate rappresentano “piani antincendio” a breve termine che possono far operare nuovamente i dipendenti in modo produttivo. Tuttavia, con una pianificazione e un’implementazione intelligenti, tali opzioni possono anche costiutire la base per l’infrastruttura IT a lungo termine, cloud o cloud ibrido. Mentre l’epidemia di Covid-19 rappresenta una sfida a breve termine per le imprese, a medio-lungo termine la pandemia può essere la molla che spinge le aziende ad adottare in maniera permanente il concetto di lavoro a distanza, integrato con la vasta gamma di strumenti tecnologici già disponibili per aumentare l’efficienza dei lavoratori. In effetti, questa situazione potrebbe cancellare definitivamente alcune attività: la locazione di ambienti fisici per gli uffici, o la prestazione di servizi bancari di consumo offline.

Se sei un CIO in una multinazionale, considera che la Cina può potenzialmente diventare la tua “capsula di Petri” per la sperimentazione di adeguati strumenti basati su cloud adatti per il lavoro a distanza. Strumenti che, in caso di successo, possono successivamente essere più facilmente esportati anche alla tua  organizzazione aziendale al di fuori dalla Cina. L’anno scorso la Cina è diventata il quinto Paese a commercializzare il 5G (dopo Corea del Sud, Stati Uniti, Svizzera e Regno Unito), concedendo licenze 5G per uso commerciale a quattro operatori di telecomunicazioni nel Paese. Ciò accelererà ulteriormente l’adozione di strumenti e piattaforme digitali che consentono il lavoro remoto in un ambiente sicuro.

Servizi di consulenza IT

I servizi di assistenza teconologica di Dezan Shira & Associates sono pensati per aiutare le aziende di tutte le dimensioni a trovare soluzioni per migliorare l’efficienza dei loro sistemi informatici e tecnologici. Siamo in grado di fornire alla tua azienda sistemi informativi IT ed ERP, servizi basati su cloud, infrastruttura IT, consulenza IT e servizi di supporto di help desk. Questi servizi sono progettati per aiutare la tua azienda a concentrarsi sulla attività core. Si prega di contattarci via email a info@dezshira.com o visitare il nostro sito Web: www.dezshira.com .

Questo articolo è stato estratto dall’attuale numero di China Briefing Magazine, “Gestire le attività di impresa in Cina durante l’epidemia”. Può essere scaricato, gratuitamente, di seguito: