L’importanza dell’ERP nella gestione di un’attività in Cina

In Cina, l’utilizzo dell’ERP sta rapidamente prendendo piede come strumento strategico per affrontare le incertezze del mercato e promuovere l’efficienza organizzativa all’indomani del COVID-19. Le aziende che operano in Cina hanno a disposizione numerose opzioni di ERP, personalizzabili per soddisfare le diverse esigenze delle aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni.

Negli ultimi anni le attività economiche in Cina sono cambiate radicalmente. Con la ripresa disomogenea dell’economia cinese, l’aumento dei rischi geopolitici e l’evoluzione dei regimi di conformità fiscale e dei dati, sia in Cina che a livello globale, le aziende operano in un ambiente sempre più complesso.

Eppure, le attività in Cina di molte organizzazioni offrono un accesso impareggiabile a una delle catene di fornitura globali più grandi e competitive al mondo. I dirigenti ben informati di queste aziende hanno quindi l’opportunità di mantenere e ampliare il proprio vantaggio comparativo ottimizzando le operazioni nel Paese.

In questo contesto, i sistemi ERP sono sempre più apprezzati dalle aziende internazionali in Cina, in quanto offrono una serie di vantaggi non solo a quelle che si espandono nella regione, ma anche alle aziende che ottimizzano le loro operazioni e rafforzano la resilienza della catena di approvvigionamento.

Detto questo, molte aziende, in particolare quelle di piccole e medie dimensioni, potrebbero ancora esitare ad utilizzare sistemi ERP a causa dei costi elevati e dei problemi di implementazione all’estero. Nonostante queste riserve, in Cina esistono varie opzioni ERP accessibili e compatibili per aziende di qualsiasi dimensione. Esistono anche opzioni per servizi ERP one-stop software-as-a-solution (SaaS), che offrono alle piccole imprese un approccio più snello, economico ed efficiente per accedere a processi integrati, senza richiedere investimenti particolarmente gravosi.

In questo articolo, spieghiamo perché l’ERP è essenziale per le attività in Cina e ti guidiamo nella scelta della migliore impostazione ERP per la tua azienda.

Che cos’è l’ERP?

L’ERP, abbreviazione di Enterprise Resource Planning, è un sistema software progettato per aiutare le aziende a gestire una serie di elementi essenziali, tra cui, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, materiali, attrezzature, dipendenti, capitale, prodotti e clienti. Integrando i principali processi aziendali e unificando i dati provenienti da fonti diverse, un sistema ERP può consentire alle aziende di controllare queste risorse tramite un sistema unificato a livello aziendale. Ciò si traduce in una semplificazione delle operazioni, informazioni avanzate e prestazioni ottimali in tutta l’organizzazione.

Un sistema ERP può spaziare dalla gestione finanziaria e delle risorse umane alla gestione della catena di approvvigionamento, alle operazioni, alla produzione e persino alla gestione del servizio clienti. Detto questo, non tutte le aziende hanno la necessità di tutti questi moduli; possono scegliere cosa utilizzare in base al tipo di attività, alle dimensioni, alla fase di sviluppo e ad altri criteri.

Perché l’ERP è così importante per il tuo successo in Cina?

Maggiore flessibilità, controllo e conformità

Nonostante le fluttuazioni economiche e le criticità affrontate dalle aziende internazionali negli ultimi anni, la Cina rimane risoluta sulla sua strada verso la ripresa. Anche se alcune aziende esplorano il reshoring, il near-shoring o la diversificazione delle loro strategie globali spostando il capitale altrove, quelle con operazioni consolidate in Cina continuano ad impegnarsi per il medio e il lungo termine. Molte riconoscono le opportunità e gli incentivi che si stanno sviluppando all’interno della Cina, posizionandola come un hub fondamentale nelle loro più ampie strategie asiatiche. Queste aziende ora danno priorità alla flessibilità operativa, all’efficienza, al controllo e alla conformità, considerandoli fattori chiave per un successo duraturo.

In questo contesto, l’importanza di migliorare le capacità di gestione e potenziare le prestazioni in Cina e in tutta l’Asia è tornata in primo piano. Di conseguenza, le aziende stanno nuovamente intensificando i loro sforzi per implementare sistemi ERP nelle loro operazioni in Cina e in Asia.

Espandere o sviluppare l’attività con maggiore produttività e prestazioni migliori

Quando le aziende si espandono in Cina e nei Paesi emergenti dell’Asia, si trovano spesso ad affrontare problemi di crescita operativa. Il software in uso talvolta non è in grado di gestire l’aumento dei flussi di lavoro, della capacità della forza lavoro e dei requisiti di conformità. In questo caso interviene un sistema ERP che garantisce che la crescita dell’azienda non ostacoli i processi interni o le esperienze dei clienti.

Pressione da parte degli investitori/sedi centrali a migliorare controllo e trasparenza

Un altro impulso all’utilizzo dell’ERP aziendale potrebbe derivare dalle informazioni acquisite dagli investitori e dalle sedi centrali, desiderosi di migliorare la conoscenza e la supervisione delle loro attività in Cina.

Riflettendo sul periodo in cui la Cina ha imposto rigorose restrizioni alle frontiere per frenare la diffusione del COVID-19, gli investitori e le sedi centrali globali hanno avuto poche opportunità di verificare e corroborare le informazioni ricevute dal loro personale in Cina tramite e-mail o chiamate. Questa situazione li esponeva a rischi come frodi e irregolarità, con conseguenti lacune nella gestione dei dipendenti e controlli interni inefficaci.

Questa esperienza potrebbe incentivare gli investitori e le sedi centrali ad accelerare il processo di acquisizione di un ERP. In particolare, l’ERP si distingue come strumento collaudato per migliorare il controllo e la trasparenza nelle operazioni multinazionali, oltre a potenziare i meccanismi di reporting.

Crescente complessità nella conformità e nella gestione del business

Oltre a semplificare i processi aziendali e migliorare il controllo, sia le sedi centrali estere che le operazioni in Cina potrebbero contemplare l’implementazione dell’ERP per affrontare le crescenti complessità in termini di conformità nazionale e internazionale, nonché le difficoltà relative alla gestione complessiva del business. A questo proposito, si stanno affermando diversi fattori di rilievo, tra cui:

• Continua digitalizzazione dell’amministrazione fiscale cinese: l’ufficio delle imposte cinese si è impegnato per ottenere un’amministrazione fiscale avanzata attraverso la digitalizzazione e la trasformazione intelligente. I recenti sforzi includono l’implementazione delle fatture elettroniche completamente digitalizzate (e-fapiao) e l’introduzione della Fase IV del Golden Tax System. Con questa tendenza alla digitalizzazione fiscale, le aziende sono esposte a maggiori rischi fiscali, poiché la capacità dell’ufficio delle imposte di individuare comportamenti fiscali non conformi sarà potenziata dalla tecnologia dei big data.
• Quadri giuridici complicati e in evoluzione: la Cina ha leggi e regolamenti uniformi a livello nazionale, ma ci sono variazioni locali durante l’implementazione. Il Paese, inoltre, ha subito continue riforme economiche a partire dagli anni 2010. Queste riforme mirano a migliorare il contesto imprenditoriale e a facilitare gli investimenti in generale, ma comportano anche frequenti adeguamenti delle strutture giuridiche cinesi, incidendo sulla prevedibilità a breve termine. L’insieme di questi fattori rende ancora più difficili le sfide della compliance in Cina.
• Adeguamento delle catene di approvvigionamento globali: si assiste ad un’accelerazione della tendenza alla diversificazione e alla ristrutturazione della catena di approvvigionamento in un contesto di crescenti tensioni geopolitiche con i Paesi occidentali. Le aziende hanno buone ragioni per considerare la resilienza una priorità assoluta rispetto all’efficienza dei costi e alla qualità. Inoltre, una catena di approvvigionamento diversificata comporta che la gestione dei rapporti con i fornitori e venditori cinesi possa diventare ancora più complessa.
• Nuovi obblighi di rendicontazione e contabilità dei dati derivanti dai “Due pilastri” del BEPS 2.0 – l’OCSE ha pubblicato la guida finale per l‘attuazione del secondo pilastro dell’iniziativa BEPS 2.0, aprendo la strada alla definizione di un’aliquota fiscale minima globale del 15% entro il 2024. Oltre ai prerequisiti per il calcolo dell’imposta effettiva di un’impresa multinazionale, esiste una serie di ulteriori obblighi di valutazione e comunicazione dei dati, inclusi quelli indicati nel Capitolo 8 delle Regole GloBE e nelle regole GloBE Information Return. Le aziende devono acquisire con attenzione i dati necessari a livello di gruppo per garantire la conformità.

In questo panorama in continua evoluzione, caratterizzato da vari cambiamenti tecnici e sistemici e da riforme legali, le aziende devono essere costantemente pronte ad adeguarsi. Devono raggiungere una conoscenza più approfondita delle loro operazioni, migliorare il controllo, accelerare il processo decisionale e superare rapidamente e abilmente gli ostacoli. È proprio qui che l’ERP entra in gioco per consentire alle aziende di raggiungere questi obiettivi.

Scegliere un percorso ERP adatto alla tua attività in Cina

Anche se molte aziende hanno già adottato un marchio ERP globale e un sistema di loro preferenza per la localizzazione in Cina, altre adottano un approccio più flessibile, Paese per Paese. In entrambi gli scenari, per determinare l’approccio ottimale di implementazione dell’ERP in Cina, entrano in gioco diversi percorsi e opzioni praticabili.

Una sfida comune che le aziende affrontano durante la selezione dell’ERP è se aderire rigorosamente allo standard di sistema globale o optare per una soluzione che si allinei più strettamente con le pratiche locali. Questa scelta è spesso al centro delle discussioni interne.

Un numero significativo di aziende tende a estendere alla Cina il proprio sistema ERP globale già operativo nelle altre sedi in tutto il mondo. Queste aziende scelgono di non creare un sistema ERP separato esclusivamente per le loro attività cinesi. Il successo di questo approccio prevede l’adattamento dell’ERP globale aziendale al contesto specifico dell’attività cinese.

Sebbene molte organizzazioni abbiano ottenuto risultati positivi utilizzando questa strategia, alcune incontrano difficoltà o ostacoli sollevati dai loro team gestionali locali in Cina. Tra le preoccupazioni comuni espresse da questi team vi sono i problemi legati alla conformità normativa, alle barriere linguistiche nell’interfaccia utente e alla compatibilità delle integrazioni con i servizi fiscali, bancari e di terze parti esterne.

La gestione di queste sfide può rendere complesso il processo decisionale in materia di ERP e alcune aziende si trovano in una situazione di stallo. Per superare le apprensioni locali, può essere necessario modificare l’approccio e fornire spiegazioni tecniche o normative dettagliate per rispondere a dubbi e preoccupazioni. Fortunatamente, questi ostacoli sono spesso superabili grazie alle conoscenze e competenze disponibili per guidare il processo di pianificazione e implementazione.

Tuttavia, circostanze diverse potrebbero giustificare approcci diversi. In alcuni casi, optare per un sistema ERP autonomo su misura per le operazioni in Cina può essere sia logico che vantaggioso. Questo approccio potrebbe servire come soluzione permanente, soprattutto se le operazioni sono relativamente piccole e differenziate. In alternativa, potrebbe trattarsi di un passo strategico intermedio. In particolare, molti ERP locali possono essere integrati senza soluzione di continuità con il sistema ERP globale, a condizione che questa scelta venga effettuata nella fase iniziale della progettazione.

Per decidere con cognizione di causa il percorso ERP ottimale, ogni azienda dovrebbe valutare i propri requisiti iniziali e chiedere indicazioni agli esperti in loco per quanto riguarda le principali considerazioni a livello locale, i vantaggi e i potenziali svantaggi. Per  le aziende che intraprendono questo percorso sfruttare le informazioni di una terza parte con esperienza locale si rivela spesso particolarmente vantaggioso.

Nelle parti seguenti di questa sezione, presentiamo una panoramica e quindi uno sguardo più approfondito alle diverse strategie ERP con una breve valutazione del loro valore e dei loro limiti.

Percorso 1: Usare una soluzione locale per la Cina

Questa opzione è spesso consigliata dagli esperti cinesi. I principali strumenti ERP utilizzati in Cina rimangono Kingdee/K3 e YongYou/UFIDA.

Inizialmente rivolte esclusivamente alla contabilità e alla finanza, in Cina queste soluzioni ERP locali sono ben radicate e note ai contabili. Offrono funzionalità e interfacce in linea con le pratiche commerciali locali e le preferenze degli utenti, con costi iniziali di implementazione e manutenzione relativamente inferiori.

Queste soluzioni locali però sono disponibili principalmente in lingua cinese e sono fortemente limitate in termini di capacità di gestione aziendale. Servono principalmente alla conformità e alle esigenze di gestione organizzativa di base. Inoltre, queste soluzioni sono orientate principalmente alla clientela cinese e sono ancora in ritardo rispetto ai principali player internazionali per quanto riguarda l’internazionalizzazione e il supporto ai diversi standard contabili. Pertanto, sebbene siano migliorati in modo significativo rispetto al software di base di un decennio fa, non sono ancora in grado di rappresentare una soluzione completa per molte aziende globali.

Questa opzione è più adatta per le aziende il cui scopo principale dell’implementazione dell’ERP è la conformità di base e la gestione organizzativa in Cina. È particolarmente adatto a chi ha limitate esigenze di personalizzazione e internazionalizzazione.

Percorso 2: Utilizzare l’ERP globale

L’espansione in Cina del sistema ERP globale esistente, con l’applicazione delle necessarie modifiche per la localizzazione e l’allineamento alle pratiche commerciali locali e alle specifiche obbligatorie, è una scelta che la sede centrale e i team all’estero considerano spesso favorevolmente.

Operare all’interno dello stesso sistema aiuta la sede centrale e i team all’estero a comprendere i dati raccolti e i report generati, oltre che a monitorare, gestire e controllare i relativi processi aziendali. Di conseguenza, utilizzando questo approccio è possibile ottenere un maggiore livello di omogeneità in tutta l’organizzazione. Inoltre, un sistema ERP evoluto con funzionalità avanzate di gestione aziendale può contribuire a standardizzare e ottimizzare in modo significativo la gestione delle operazioni locali.

D’altra parte, il processo di localizzazione non è facile. Non solo il sistema ERP deve adattarsi alla localizzazione, ma anche le competenze richieste al team di implementazione ERP sono impegnative. Il team deve avere competenze nell’utilizzo del software stesso, nei requisiti di localizzazione obbligatori (lingua, standard contabili, regole di reporting, ecc.), nonché nei processi aziendali pertinenti dei diversi settori e nelle abitudini degli utenti locali. Inoltre, a seconda del software e della situazione di distribuzione, questa opzione presenta spesso più problemi per quanto riguarda la velocità, la connessione e la stabilità durante l’utilizzo effettivo. Per garantire un’implementazione senza soluzione di continuità, le aziende e i loro fornitori di servizi IT devono comprendere a fondo questi problemi ed elaborare soluzioni pertinenti fin dall’inizio.

Questa opzione è più adatta per chi, con l’implementazione dell’ERP, intende migliorare la trasparenza e la sicurezza tra la sede centrale e le attività in Cina e portare la capacità di gestione aziendale delle operazioni in Cina al livello internazionale e agli standard dell’intero gruppo. Questa decisione deve essere integrata con la disponibilità di un team IT interno competente o di professionisti di terze parti affidabili, per una efficace personalizzazione dell’ERP e il successivo supporto nella manutenzione.

Percorso 3: Creare un ERP autonomo per le attività in Cina

Alcune aziende potrebbero decidere di creare un ERP autonomo per le loro attività in Cina. Questa opzione può tenere conto delle esigenze della sede centrale e del team cinese durante l’intero processo di implementazione e ottenere un grado di personalizzazione più elevato, poiché il sistema viene sviluppato appositamente per il progetto. L’azienda avrà poi il controllo assoluto sul sistema ERP. Si tratta però di un’opzione molto difficile da implementare, con costi elevati, lunghi tempi di consegna e un maggior rischio di fallimento del progetto, soprattutto quando il personale all’estero e le unità locali hanno opinioni contrastanti su ogni decisione chiave nel corso del processo di configurazione e implementazione.

Questa opzione è più adatta a coloro che dispongono di un budget e di un tempo adeguati all’implementazione dell’ERP. Di solito hanno requisiti di personalizzazione elevati e richiedono un controllo assoluto sul sistema ERP dell’azienda locale e sui dati generati.

Percorso 4: Utilizzare ERP-as-a-Service: una soluzione ERP completa e pronta all’uso

La soluzione one-stop ERP-as-a-service evita la necessità di creare o implementare il proprio sistema in Cina ed estende invece le funzionalità di un sistema ERP esistente, dalla piattaforma di cloud computing di un fornitore di servizi alla tua azienda. Le funzionalità dell’ERP vengono fornite agli utenti tramite Internet e l’azienda utilizzatrice paga il servizio attraverso un abbonamento annuale o mensile. Questo modello è intrinsecamente noto come ERP SaaS.

Con questa opzione, le funzionalità possono essere preconfezionate o personalizzate per soddisfare le esigenze dell’organizzazione e spesso offrono un percorso molto più rapido per gestire la contabilità di un’azienda e altre aree aziendali attraverso moduli forniti da servizi ERP professionali. Allo stesso tempo il provider/fornitore è responsabile della configurazione, della manutenzione, dell’aggiornamento, dell’archiviazione dei dati e della protezione del sistema ERP. Di conseguenza, questa opzione vanta un’implementazione rapida, efficienza in termini di costi, accessibilità, prestazioni avanzate, maggiore sicurezza e continuità.

Questa scelta, tuttavia, potrebbe non disporre di un sistema di supporto per una personalizzazione estesa. Le aziende possono essere costrette a utilizzare le funzionalità standard offerte dal fornitore ERP-as-a-service, o il vantaggio in termini di efficienza dei costi ne potrebbe risentire. Inoltre, mentre i dati generati rimangono di proprietà dell’azienda utilizzatrice, il loro controllo sul sistema ERP è relativamente limitato, in quanto ne possiedono i diritti di utilizzo anziché la piena proprietà.

Questa opzione è adatta per le piccole imprese che si espandono e che cercano i vantaggi dei processi aziendali integrati per ottimizzare le loro operazioni, senza configurazioni costose e complesse.

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(Questo articolo è stato originariamente incluso nel numero di agosto 2023 della rivista China Briefing: Potenziare la tua azienda cinese con l’’implementazione di un ERP di successo.)

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