Les Procédures Annuelles de Mise en Conformité

May 31, 2012 Posted by China Briefing Reading Time: 8 minutes

Par Dezan Shira & Associates

31 mai –Avant de distribuer et rapatrier leurs bénéfices, toutes les Entreprises à Capitaux Etrangers(foreign-invested entreprises ou FIE) doivent se soumettre aux procédures annuelles de mise en conformité.

La procédure annuelle de mise en conformité comprend l’audit, la déclaration d’impôt et l’inspection. Ces procédures représentent une obligation légale et la non-conformité peut entraîner des amendes. De plus, la mise en conformité annuelle représente une occasion pour les entreprises de mener en interne un examen de leur santé financière.

Les procédures de mise en conformité annuelles et les points clefs à considérer varient légèrement selon les catégories d’Entreprise à Capitaux Etrangers, qui peuvent être classées de la façon suivante:

Bureaux de Représentation (Représentative offices); et
Les co-entreprises (Joint ventures ou JV),les entreprises à capitaux 100% étrangers(wholly foreign owned entreprises ou WFOE) et les Entreprise commercialesà capitaux étrangers (foreign-invested commercial entreprises ou FICE).

À Pékin, il existe deux types d’audit. Le premier est l’audit financier annuel, dit l’Audit annuel(annual audit), qui est mené par un cabinet d’experts-comptables et commissaires aux comptes (certified public accountant ou CPA), pour procéder à la réconciliation fiscale, et concerne toutes les Entreprises à Capitaux Etrangers (à l’exception des Bureaux de Représentation); le second est l’audit fiscal réalisé par un cabinet de fiscalistes accrédités(certified tax agent ou CTA), qui concerne tous les Bureaux de Représentation et les Entreprisesà Capitaux Etrangers à Pékin qui remplissent certaines conditions. D’autres critères peuvent prévaloir dans les autres villes et régions et les entreprises devront consulter l’autorité fiscale locale compétente.

Étape 1: Audit “Points clefs”
États Bancaires
Le solde du compte bancaire doit être identique à celui du relevé bancaire. Si ce n’est pas le cas,il faut préparer une réconciliation pour justifier les décalages.

Trésorerie et espèces.
Le solde du compte doit être identique au montant des espèces en caisse. Les auditeurs compteront les espèces lors de leur déplacement.

Personnel et Impôt sur le Revenu individuel
L’emploi de salariés doit être déclaré conformément à la législation en vigueur: les employés locaux doivent être déclarés auprès du FESCO et les employés expatriés doivent disposer de permis de travail valides. Le montant de l’Impôt sur le Revenu Individuel doit être correctement évalué et déclaré.

Frais Généraux
Les honoraires des auditeurs, salaires, locations,consommables, frais de FESCO et toutes autres charges rattachées à l’exercice calendaire fiscal doivent être enregistrées et justifiées par des documents tels que contrats ou accords. Le salaire total du chef du Bureau de Représentation, qu’il soit versé depuis l’étranger ou localement, doit être inclus dans ces frais. Si les salariés bénéficientde d’assurances sociales étrangères, ces versements doivent également être inclus. Les dépenses engagées au nom de la maison-mère peuvent faire l’objet d’une inclusion dans le compte de frais généraux.

Revenu Imposable Le 20 février 2010, l’Administration d’Etat des Impôts (State Administration of Taxation)a publié le Guoshuifa [2010] No.18 (CirculaireNo.18), qui traite de la façon dont les Bureaux de Représentation d’entreprises étrangères en Chine doivent remplir leur feuille d’impôt et s’acquitter des impôts prélevés par la RPC.La Circulaire stipule explicitement que les Bureaux de Représentation sont assujettis à l’IS (corporate income tax) pour leur revenu imposable, ainsi qu’à la taxe sur le chiffred’affaires et à la TVA (value-added tax), et devront déterminer leurs charges fiscales selon les méthodes du profit réputé (deemed profit method), des coûts de revient majorésou du revenu réel (cost plus method ou actualrevenue method). De ces trois méthodes,celle des coûts de revient majorés est la plus fréquemment employée pour déterminer lerevenu imposable, dans la mesure où les deux autres méthodes requièrent des Bureaux deReprésentation la production de nombreux documents justificatifs.Toutes les charges du Bureau de Représentation doivent être imputées au revenu imposable.Les frais comprennent les locations, transports,téléphone, salaires, fournitures et frais de représentation, indépendamment du fait qu’ils émanent du Bureau de Représentation ou de la maison-mère. Le salaire total du chef de Bureau de Représentation doit être inclus dans les frais du Bureau de Représentation.

La Circulaire No.18 augmente le taux de revenu imposable de 10 à 15 pour-cent, ce quireprésente une augmentation de plus de 1.25 pour-cent de la charge fiscale des Bureaux de Représentation selon la méthode des coûts de revient majorés (1.25 pour-cent = 5 pour-cent d’augmentation nominale du revenu imposable × 25 pourcent (taux d’IS)). Suite à ce changement, les investisseurs étrangers doivent réévaluer la charge fiscale de leurs Bureaux de Représentation et reconsidérerleur structure juridique en Chine continentale en conséquence. La Circulaire No. 18 requiert pour la premièrefois des Bureaux de Représentation qu’ils appliquent le principe proportionnel desfonctions et des risques au calcul du revenu imposable. Ceci signifie que les transactions entre le Bureau de Représentation et la maison-mère doivent respecter le principe des transactions entre entités indépendantes (arm’s lenght), et que les revenus, coûts et frais rattachés doivent être comptabilisés au prix du marché. Dorénavant, la réglementation chinoisesur les prix de transfert s’applique aussi aux Bureaux de Représentation.

Etape 2: Déclaration d’Impôt

En Chine l’initiative et la responsabilité du dépôt de la déclaration annuelle incombent au contribuable. Le fisc, contrairement à d’autres Etats, n’envoie pas d’avis d’imposition au contribuable, qui doit de se procurer lesformulaires et les remplir conformément à la réglementation. Les autorités fiscales requièrentque les documents comptables et la liasse fiscale soient à jour et que les détails de la méthode comptable figurent dans la déclaration. En principe, les Bureaux de Représentation doivent déposer, à la fin mai de chaque année,à la fois auprès de l’antenne régionale et de l’administration centrale du fisc la liasse fiscale(Annual Taxation Consolidation ReportingPackage) visée par un Cabinet de conseillers fiscaux agrée. Si les montants versés et les montants calculés lors de l’audit diffèrent, le Bureau de Représentation doit négocier avec sa perception. Dans ce cas, il est recommandé de recourir à son conseiller fiscal préalablement à la soumission du rapport d’audit pour lisserles différences.

Etape 3: Rapport annuel à l’AIC

Le 19 novembre 2010, le Conseil des Affaires d’Etat (State Council) a édictéles «Réglementations sur l’Administrationde l’Enregistrement des Bureaux de Représentation des Entreprises Etrangères»(Regulations on the Administration of Registration of Resident Representative Officesof Foreign Enterprises), qui sont entrées en vigueur le 1er mars 2011 et annulent toutes les réglementations antérieures depuis 1983. La nouvelle réglementation révèle un souciparticulier de prise en compte de l’intensité des activités entreprises par les Bureaux de Représentation et de la fiabilité de leur information financière.Les Régulations requièrent des Bureaux de Représentation qu’ils soumettent un rapportannuel entre le 1er mars et le 30 juin de chaque année sur le statut juridique, la situation de l’entreprise étrangère, les activités en cours du Bureau de Représentation et un rapport audité des charges. Les autorités d’enregistrement peuvent infligerau Bureau de Représentation des pénalités allant de 10 000 RMB à 30 000 RMB en casde dépôt différé du rapport, et une pénalité de 20 000 RMB à 200 000 RMB si le rapportcontient des informations fausses. Les fraudes peuvent également entraîner la révocationde la license. L’objectif de cette mesure est de restreindre effectivement le recours aux Bureaux de Représentation pour des activités quasi-commerciales.

Etape 1: Audit

Les Etats financiers annuels et le rapport d’audit doivent être complétés avant la finavril afin de respecter le délai de déclaration du 31 mai. L’audit annuel des JV/WFOE/FICEest plus compliqué que celui des Bureaux de Représentation. En plus des points à considérerlors de l’audit d’un Bureau de Représentation, il faut également considérer les points suivant:

Créances douteuses ou irrécouvrables
En général, les entreprises peuvent provisionner un montant raisonnable pour créances irrécouvrables sur leurs comptes clients.

Check-list pour les JV/WFOE/FICE
(Les obligations varient géographiquement.Merci de consulter Dezan Shira &Associates)

États financiers pro forma et notes(Comprend les livres de comptes endevises étrangères)
Tous les Reçus
Bilan
Relevé bancaire et réconciliation
Actes et certificats de propriété des immeubles et véhicules
Immobilisations
Toutes les déclarations de revenus etversements au fisc
Business licence
Certificat d’immatriculation fiscale
Numéro d’Immatriculation de l’entreprise
Immatriculation fiscale
Statuts
Rapport de vérification Capital
Rapport d’audit de l’année précédente
Procédures comptables et de contrôle interne
Organigramme
Minutes de l’Assemblée Générale
Bail

Toutefois, l’autorité fiscale se réserve le droit d’ajuster toute provision pour créance irrécouvrable non approuvée et d’assujettir lemontant à l’impôt.

Fonds de réserve
Préalablement à l’audit annuel et au règlementde l’impôt, l’allocation à certains fonds doit être obligatoirement calculée et provisionnée. Pourles sociétés de capitaux entièrement étrangers(WFOE), un minimum de 10 pourcent dubénéfice après imposition doit être affecté aux fonds de réserve. La spécification dans les statuts du montant des fonds de réserve constitue une obligation légale pour les WFOE. Ce montant est comprisentre 10 pourcent du bénéfice après impôt etun plafond de 50% du capital social. Une foisle montant minimum atteint, aucune dotation supplémentaire n’est requise. Les autres dotations et allocations doivent être réalisées en fonction des décisions du Conseil d’Administration et des statuts.Une attention particulière aux stocks

Les stocks comprennent les matières premières,composants et produits finis. De nombreuses entreprises ne contrôlent pas parfaitement leurs stocks. Les problèmes fréquemment rencontrés concernent les bons de livraison et la réceptiondes marchandises, le mauvais entreposage des matières premières et la sécurisation des stocks,ainsi que la mauvaise gestion des déchets et emballages usagés. Pour les sociétés commerciales et industrielles,les stocks représentent une part importante de l’actif. L’auditeur examinera donc avec attention leur tenue et leur valorisation. Les stocks peuvent être clairement valorisés à partirdes factures ou de la feuille de coûts de revient préétablie (cost calculation sheet). L’auditeurs’appliquera également à confirmer l’existence de ces stocks et prêtera attention à la façon dont sont conduits les inventaires.Il faudra entreprendre les démarches suivantes:

Observer si les stocks sont bien tenus, que les articles volumineux sont correctement placés et étiquetés.
Vérifier que tous les articles sont recensés une seule fois.
Prendre soin des articles de valeur.
Enquêter sur les différences entre l’inventaire physique et les enregistrements comptables.
Identifier tous les articles endommagés,obsolètes ou ne circulant pas.

Les audits internes et le contrôle de gestion permettent d’améliorer la performance d’une entreprise par l’amélioration des processus,et en Chine, offrent l’opportunité de créer un système de contrôle minimisant les risques d’irrégularités. Ils fournissent un élément d’analyse complémentaire aux documents comptables et parfois permettent d’identifier des problèmes sérieux que la direction ignore, alors que les audits obligatoires sont centrés sur les données financières.

Immobilisations (Fixed Assets)
Les immobilisations ( Fixed assets) comprennent les logements, immeubles,structures, machineries, équipements mécaniques, équipements de transport et autres, les outils nécessaires à la production et à la conduite de l’activité de l’entreprise avec une durée d’utilisation minimale de 12 mois.Les acquisitions d’immobilisations doivent être comptabilisées comme actifs immobilisés et leur dépréciation annuelle doit être calculée et ajoutée aux charges.Toutes les constructions en cours doivent être transférées sur le compte d’actifs immobilisés avec toutes les charges financières afférentes dès leur mise en service. La cession, la destruction ou l’obtention d’immobilisations doivent également être comptabilisées et soumises aux autorités fiscales pour approbation.

La valeur résiduelle peut être déterminée sur labase de la nature des actifs et de leur condition. La dépréciation des équipements de transport(à l’exception des avions, trains et vaisseaux) est de quatre ans, et de trois ans pour les équipements électroniques. Si les biens doivent être mis à jour fréquemment, la période de dépréciation peut être plus courte (dans une limite de 60 pourcent de la durée minimum dela période de dépréciation).

Droits de timbre
Bien qu’il ne s’agisse pas de montantsimportants, les Entreprises à Capitaux Etrangers doivent s’acquitter d’un droit de timbre surtous les livres de comptes, procès verbaux,dossiers officiels et contrats. Les amendes pournon-paiement sont largement supérieures au montant du timbre.

Etape 2: Déclarationd’Impôt

Comme les Bureaux de Représentation, lesEntreprises à Capitaux Etrangers doivent également remettre à la perception le Annual Taxation Consolidation Reporting Package, contresigné par un cabinet d’audit agréé avantla fin mai de chaque année. Dans la liasse fiscale, le cabinet d’audit vérifie,sur la base du rapport d’audit, tous les impôts dus, dont la TVA, la business tax (BT), la taxeà la consommation, l’IS, et les autres taxes. L’IS constitue évidemment la partie la plusimportante du rapport. Tous les éléments intervenant dans le calcul de l’IS, commele revenu, les coûts et les charges doivent être mentionnés en détail, et l’auditeur doit réconcilier les bénéfices imposables et financiers dans le respect des réglementations de la RPC sur l’IS.

Si les montants imposables établis par l’audit diffèrent des montants payés, l’Entreprise à Capitaux Etrangers devra négocier avec son Bureau des Impôts. Si le montant imposabledéterminé par l’audit est inférieur au montant réglé, l’Entreprise à Capitaux Etrangers devradéposer une demande de remise ou de réduction fiscale pour l’exercice concerné. De même, si le montant imposable est supérieur à l’ISversé, lors du dépôt du rapport, l’Entrepriseà Capitaux Etranger devra s’acquitter du solde. Il incombe à l’auditeur de résoudre cesquestions de déductions fiscales.

Etape 3: Inspection

L’inspection annuelle, ou « inspectioncoopérative annuelle » (annual cooperative examination), est destinée à garantir que les Entreprises à Capitaux Etrangers mènent leur activité en conformité avec les réglementations. Cette inspection annuelle représente l’examen réalisé conjointement par les entités gouvernementales concernées, dont:

L’antenne locale du Ministère du Commerce;
Le Bureau des Finances;
L’Administration de l’Industrie et du Commerce (Administration of Industry andCommerce ou AIC);
L’Administration d’Etat des Impôts;
Les douanes;L’Administration d’Etat des Changes (State Administration of Foreign Exchange ou SAFE) et;
Le Bureau des Statistiques.

Chaque entreprise doit déposer une demande d’inspection annuelle auprès du bureau de l’Administration du Commerce et de l’Industrie (Administration for Industry andCommerce) qui a délivré leur permis (business license). Elles doivent également téléchargerle formulaire d’inspection annuelle sur lesite de l’antenne provinciale ou municipalecompétente de l’AIC.

Les entreprises peuvent faire leur demande d’inspection par Internet ou sur papier. À l’issue de l’inspection, l’Entreprise à Capitaux Etrangers devra soumettre le rapport d’examen coopératif annuel et toutel’information financière obligatoire et autres documents signés et tamponnés à l’organe administratif compétent à la fin juin. À Pékin, après avoir déposé le rapport d’examen annuel en ligne, aucune déclaration sur papier n’est requise par les agences gouvernementales autres que l’AIC et la SAFE.

Dezan Shira & Associates est une société professionnelle de services en ligne fournissant des conseils sur l’investissement direct à l’étranger, la fiscalité, la comptabilité, le système de paie et un service complet d’audit pour les clients multinationaux en Chine. Pour de plus amples conseils et détails en lien avec l’installation de bureaux régionaux en Chine, envoyez un e.mail china@dezshira.com,ou téléchargez notre brochurewww.dezshira.com.