Impulsar las TIC para facilitar una gestión de nóminas eficiente

By Adam Livermore, Dezan Shira & Associates
Editors: Qian Zhou & Alexander Chipman Koty

No hace tanto, era común en las organizaciones en China, compartir sus datos introducidos para las nóminas mensuales a sus gestores de nóminas a través del correo corporativo. Tampoco era inusual para los proveedores de este servicio, pagar a sus clientes usando hojas de Excel. A día de hoy, la llegada de los enlaces seguros de FTP para autorizar la subida y bajada de información confidencial de recursos humanos, han eliminado las inquietudes de la confidencialidad respecto a la transmisión de datos. Las empresas de gestión de nóminas, han desarrollado sistemas sofisticados para hacer los cálculos de nóminas y producir los informes requeridos por el cliente, en lugar de encontrarlo en un formulario Excel. De todas formas, la recogida de la entrada de información, se queda cómo un gran reto.

Un buen ejemplo de esta complejidad es el sistema de seguro social y el fondo de viviendas en China. Las contribuciones se deben hacer a nombre  de cada empleado, pero la administración de los sistemas se maneja a nivel de ciudad. Los porcentajes de contribución difieren mucho entre ciudades, e incluso entre distritos de una ciudad. Los fondos de viviendas, en particular suponen un reto. El fondo total destinado a la vivienda, de la contribución de los empresarios se considera libre de impuestos cuando el salario de un empleado no supera el 500% del salario medio local en algunas ciudades. En otras, la base para estar exento del impuesto de contribución a la vivienda, está limitado al 300% del salario medio anual a nivel local.

Para la cantidad en exceso que supere  el límite, el impuesto sobre la renta debe ser grabado. Esto en consecuencia afecta al cálculo de nóminas. Además que la media de salario anual de los trabajadores en una ciudad en concreto, por definición, es diferente en todas las ciudades de China. Incluso el tiempo de revelar las estadísticas de estas cifras, varía todos los años. Para las empresas de gestión de nóminas, obtener una información detallada y actualizada de cada ciudad, es un reto contínuo.

Un reto más general y fundamental para los gestores de nóminas para terceros  son los recursos humanos cómo disciplina, no tan avanzada cómo en los Estados Unidos o en la mayoría de países Europeos. Mientras que los gestores de recursos humanos tienden a ser administradores en vez de comunicadores o estrategas, el trabajo de administración que  habitualmente se basa en documentos físicos. La ausencia de formularios de solicitud, formularios de horas extra, y a veces incluso pagos de salario se manejan directamente en papel, entre el equipo de recursos humanos y los empleados.

Cuando una empresa utiliza un tercero para gestionar las nóminas, consolidar y transmitir esta información al gestor de nóminas es dificultoso y conlleva tiempo. La probabilidad de error se expande cuando los detalles se transponen del papel a las hojas de Excel y se consolidan. Esta carga de trabajo puede consumir más tiempo que una auto gestión de nóminas.

A causa de las dificultades involucradas en la eficiente acumulación y transmisión de la información de entrada necesaria para los procesos de cálculo de nóminas, muchas empresas deciden mantener la gestión de nóminas de forma interna en sus entidades locales. Aun así, muchos directivos reconocen los riegos y la falta  de eficiencia inherentes a este método, pero no han visto suficiente atractivo en las opciones de dejar en manos de terceros la gestión de nóminas, para considerar un cambio de enfoque.

La solución

La solución a todos estos retos la proporcionan las plataformas de las TIC. Las multinacionales más grandes, las cuales tienen miles o decenas de miles de empleados en los poblados países asiáticos, tienen soluciones internas. Se gastan decenas de millones de dólares en sistemas integrales ERP que cubren casi todos los aspectos de sus operaciones en todos los mercados significativos involucrados, a menudo incluyendo recursos humanos. Se lo pueden permitir debido a que el número absoluto de empleados que tal multinacional tiene en un país cómo China justifica gastar millones de dólares en configurar sus sistemas ERP (SAP, típicamente u Oracle). Esto permite enfrentarse con complejidades en cada uno de los mercados en los que se opera. Es la solución ideal, para esas empresas que puedan mantener toda su información operativa en una sola base de datos unificada.

Este lujo no está disponible para la mayoría de compañías multinacionales. Carecen de la escala de los gigantes, sólo tienen cientos o docenas de empleados en cada uno de sus mercados asiáticos. Dichas empresas típicamente operan con sistemas ERP para controlar su producción, finanzas, inventario y etc. Sin embargo, raramente hacen el salto a gestionar su administración de recursos humanos con su sistema ERP global. Si lo hacen, es inusual que estas empresas también intenten hacer el cálculo de nóminas por empleados en cada uno de esos mercados del sistema global ERP. El coste de configuración de su sistema ERP es demasiado elevado para que sea una opción razonable.

Es para esas compañías que los gestores de nóminas están desarrollando  soluciones. El concepto clave alrededor de cualquier solución necesita ser construido es  la “jerarquía de recursos humanos”. Esto es efectivamente un mapa de las líneas jerárquicas en una empresa, incluyendo cada puesto en la empresa y los empleados que los ocupan. Hay que tener en cuenta que se puede ser una entidad corporativa en un país o múltiples entidades corporativas en varios países.

Cuando una jerarquía de recursos humanos se ha construido con un sistema, los asuntos del día a día cómo solicitudes de vacaciones, se pueden gestionar con el sistema. Es así, porque la línea jerárquica está definida y una solicitud para un determinado empleado puede ser transferida al director apropiado para su aprobación. El jefe de recursos humanos es automáticamente notificado de los aprobados pendientes y puede perseguir a sus jefes si es necesario. De forma crítica, estos datos se pueden usar directamente por la empresa gestora de nóminas como una entrada para el proceso mensual de nóminas.

La gestión de las vacaciones anuales y legales,  resulta a menudo complejo. Los sistemas son capaces de manejar la complejidad siempre y cuando exista la lógica, las normas pueden ser creadas en el sistema. Los empleados de la empresa cliente, pueden ir una interfaz online para hacer solicitudes y aportar datos relevantes.

Desde la perspectiva del gestor de nóminas, el obstáculo  relativo a recopilar información de sus clientes se elimina a través de proveer un sistema con una interfaz online para el uso de sus clientes. Por ejemplo:

Una vez introducidos los datos en un sistema, estos pueden ser guardados y analizados luego. Esta tarea es casi imposible de hacer en documentos en papel. Comparaciones para objetivos internos se pueden realizar entre empleados, jefes y entidades.
Muchas empresas multinacionales tienen gerentes expatriados que viajan regularmente por todo el mundo. A veces también gestionan varias entidades en Asia y no están establecidos físicamente en una ubicación permanente. La capacidad para tener un sistema online para hacer aprobaciones para solicitudes permite tomar decisiones para acelerar y mantener al gerente al día en la participación del estado de los empleados en cada entidad.
Aunque el sistema integral típicamente permite operar en inglés, las interfaces que ven los empleados, y en las que entran datos, pueden ser mostradas en la lengua local. Esto permite evadir error de comprensión y acelera procesos.
Cuando surgen problemas internos o con el gestor de nóminas, está disponible  un seguimiento de auditorías para los accionistas para ver donde recae la responsabilidad para cada problema en particular.

Naturalmente, surgen varias complicaciones cuando se ponen en marcha estos sistemas e interfaces. Un problema genérico surge porque cada empresa tiene su normativa interna relacionada con las vacaciones, solicitudes por excedencia, etc. A menudo cuando se implanta un sistema para gestionar estos procesos, se detecta que las regulaciones internas no son suficientes para cubrir todos los imprevistos. En varias ocasiones, las empresas necesitan redefinir su normativa de recursos humanos y regulaciones (Incluidas en el manual del empleado) antes de configurar el sistema. Otras complicaciones pueden surgir si la empresa local no tiene banda ancha suficiente en su conexión a Internet o un equipamiento de red/servidor adecuado. Sin embargo, una vez implantado en varias entidades, los ahorros generados con la utilización del sistema deben ser más que suficientes frente a los costes de implementación.

Este enfoque es una opción más viable  para la mayoría de multinacionales que no pueden hacerse cargo ellas mismas de construir un sistema integral de ERP interno para todos los países en los que opera. Para el gestor de nóminas, el mayor beneficio de estos sistemas es el hecho de proporcionar un caso persuasivo a clientes potenciales de usar sus servicios. Sin embargo, el mayor beneficio para las empresas que adoptan soluciones sistematizadas puede no ser el  generar mayor eficiencia en los procesos de pago de nóminas en sí mismos. Más bien, puede viene por el incremento de la velocidad en la toma de decisiones internas, y la capacidad de reunir  datos importantes de recursos humanos en una localización central que puede ser analizada para tomar decisiones estratégicas relacionadas con estas entidades.

Bienestar social en Dalian

Tal y cómo se muestra en los dos ejemplos a continuación, la complejidad de la información que necesita ser recopilada por los gestores de nóminas en los países asiáticos es considerable. Pero este no es el único reto. La segunda dificultad que hay que superar surge del bajo nivel generalizado de adopción de nuevas tecnologías entre las empresas (especialmente en los departamentos de recursos humanos) en las economías emergentes asiáticas.

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