Other BriefingsFünf Betrugspräventionsstrategien, um Ihr Unternehmen in China zu schützen
Ausländische Unternehmen, die in einen höchst risikoreichen Markt wie China eintreten, sollten den lokalen Compliance-Programmen spezielle Aufmerksamkeit schenken. Passive Kontrolle der oberen Managementschichten reicht nicht aus.
Als Ausgangspunkt sollten die nachfolgenden internen Kontrollmaßnahmen sorgfältig geprüft und, falls notwendig, gestärkt werden.
1. Verankerung interner Kontrollen in die Unternehmensführungsstruktur
Bei der Gründung eines neuen Unternehmens in China ist es essentiell, interne Kontrollmechanismen in die Struktur der Unternehmensführung einzubetten.
Die Struktur der Unternehmensführung eines Wholly Foreign-Owned Enterprise (WFOE) in China besteht aus einem Geschäftsführer oder alternativ mehreren führenden Direktoren, die einen Vorstand bilden, einem oder mehreren Aufsichtspersonen und einem autorisierten Vertreter der Aktionäre.
Zusätzlich übernimmt eine Person die Position des gesetzlichen Vertreters des Unternehmens. Diese Rolle kann entweder dem Geschäftsführer (alternativ dem Vorsitzenden des Vorstands) oder einem beliebigen General Manager zugesprochen werden.
Eine klare Trennung der Verpflichtungen bildet die Grundlage für eine effektive Berichtslinie, die den Aktionären langfristig einen besseren Überblick sowie Kontrolle über die in Chinageschäfte bietet.
Angesichts der Aussicht auf einen strafferen und effizienteren Entscheidungsfindungsprozess, übertragen ausländische Unternehmen in China oft zu viel Vertrauen in einen einzelnen Mitarbeiter, meist dem gesetzlichen Vertreter, der dann über eine beträchtliche Autorität verfügt. Dies pflastert den Weg hin zu Kontrollverlust und Transparenzlosigkeit.
Wenn ein Arbeitnehmer in der Lage ist, wichtige Verpflichtungen ohne Aufsicht oder vorherige Autorisierung durch einen höher gestellten Manager zu erfüllen, entsteht das Risiko, dass die Person dazu tendiert in ihrem eigenen Interesse handeln. Im Falle von fehlender Kontrolle könnte ein opportunistischer Arbeiter dem Unternehmen erheblichen Schaden verursachen.
2. Überwachung der Verwahrung von Firmensiegeln
Aktionäre sollten fortlaufend überwachen, ob die im Unternehmen arbeitenden Mitarbeiter ihre Pflichten, gemäß dem Gesellschaftsvertrag und dem Gesellschaftsrecht der VR China, erfüllen. Ebenso sollte die Verantwortung der Verwahrung der Unternehmensstempel sorgfältig überdacht werden.
In diese Stempel, welche manchmal auch als Siegel bezeichnet werden, sind Unternehmensdetails, wie der registrierte Name, eingraviert. Sie werden dazu genutzt Dokumente zu autorisieren und haben damit die gleiche Funktion wie die Unterschrift von leitenden Angestellten in anderen Staaten.
Dadurch hat der Besitzer des Firmenstempels de-facto die Autorität im Namen des Unternehmens zu handeln. Im täglichen Geschäft können die Stempel zum Beispiel für die Unterzeichnung von Verträgen im Namen des Unternehmens oder für die Autosierungen von Banküberweisungen genutzt werden.
„Ein Versagen bei der Überwachung der Aufbewahrung dieser Firmenstempel kann lokalen Mitarbeitern die Möglichkeit zum Betrug bieten“ sagt Ivy Gu, Manager in dem Business Risks, Internal Controls & Investigations (BRICI)-Team von Dezan Shira & Associates.
Gu erwähnt gegenüber China Briefing: „Wir sind vor Kurzem auf einen Fall gestoßen, in dem der General Manager eines WFOE in Ningbo den Firmenstempel und die Stempel des gesetzlichen Vertreters dazu benutzt hat, direkt nach Einfluss des Kapitals der Aktionäre, 12 Millionen RMB an seine eigene Firma zu überweisen.“
Daher wird es allen Unternehmen in China empfohlen, gründliche, interne Kontrollmechanismen zu entwickeln, um die rechtmäßige Nutzung der Unternehmensstempel durch die Arbeitnehmer sicherzustellen. Eine mögliche Lösung ist die Trennung der Verantwortung für die Nutzung und die Aufbewahrung zwischen verschiedenen Personen. Noch besser wäre das Beauftragen einer dritten Partei zur Verwahrung der Unternehmensstempel.
Darüber hinaus wird empfohlen, dass zur Benutzung eines Stempels die Erlaubnis eines Senior Managers eingeholt werden muss, sollte der reguläre Halter nicht anwesend sein. Ebenso wird auch die Klarstellung von Situationen empfohlen, in der der Halter die spezielle Erlaubnis zur Nutzung des Unternehmensstempels einholen muss.
In bestimmten Fälle sollte die Unterschrift eines Senior Managers vor der Nutzung des Unternehmensstempels vorausgesetzt werden, um die Aufgabentrennung weiter zu stärken.
Zu guter Letzt wird empfohlen ein Protokoll zu erstellen in welchem Zeit, Datum und Grund für jede Nutzung des Stempels festgehalten wird.
3. Automatisiertes Bestandsmanagement, Trennen von Einkaufsfunktionen
Für Handels- oder Produktionsunternehmen ist es essentiell interne Kontrollen hinsichtlich des Bestandmanagements einzuführen.
Ein automatisiertes Warenlager-System kann die Unterschlagung von Inventar signifikant einschränken. Zusätzlich sollten periodische physische Bestandskontrollen durchgeführt werden, um die Richtigkeit der elektronischen Daten sicherzustellen und das Risiko der Manipulation des Systems durch Mitarbeiter zu reduzieren.
„Früher in diesem Jahr, brachte eine von uns durchgeführte Untersuchung hervor, dass der Manager des lokalen Warenlagers eines internationalen Unternehmens in der Lage war Inventar zu stehlen, indem er mit Absicht unvollständige Zahlen der Rohstoffe bei der vierteljährlichen Bestandsaufnahme angegeben hatte“ sagt Gu. „Solche Vorfälle von Unterschlagung hätten verhindert werden können, wenn eine dritte Partei mit der Bestandsaufnahme beauftragt worden wäre“ so Gu.
Außerdem ist es wichtig, die Pflichten des Einkaufsleiters und des Lagerverwalters angemessen zu trennen, um das Risiko einer Absprache eines einzelnen Entscheidungsträgers mit Lieferanten zu verringern.
Es sollte eine klare Berichtslinie definiert werden, in der der Lagerleiter den Einkaufsleiter anweist, neue Bestellungen an die Lieferanten zu senden, wenn dies zuvor vom Senior Manager genehmigt wurde.
Die Entscheidung hinsichtlich der Auswahl von Lieferanten und der Preisgestaltung solle natürlich ebenfalls sorgfältig kontrolliert werden.
Im Allgemeinen sollten die verschiedenen Schritte des Einkaufsprozesses unterschiedlichen Mitarbeitern zugeordnet und Abweichungen des bezahlten Preises für Waren und Güter untersucht werden, um Diebstahl und Absprachen zwischen Mitarbeitern und Lieferanten zu begrenzen.
4. Verkaufspreise kontrollieren und Versand überwachen
In ähnlicher Weise sollten auch auf der Verkaufsseite Preisspannen für verschiedene Produkte festgelegt werden.
In manchen Unternehmen hat jedes Produkt einen festgelegten Preis, während in anderen Unternehmen Raum für Verhandlungen mit jedem individuellen Kunden ist.
Im letzteren Fall sollten Unternehmen einen Preisrahmen festlegen, in dem sich der Verkauf eines Produktes durch einen Mitarbeiter bewegen muss. Entweder ein bestimmter Rahmen für alle Verkäufe oder Rahmen basierend auf der verkauften Menge.
Vor einem Verkauf außerhalb des festgelegten Preisrahmens sollte das Verkaufsteam ein zusätzliches Einverständnis von einer Führungskraft einholen müssen. Dies dämpft das Potential für Gelddiebstahl oder Absprachen mit den Kunden.
Zusätzlich sollten Unternehmen jedes versendete Produkt mit der dazu passenden Rechnung protokollieren, um die Rückführung von Verkaufsgewinnen von Individuen entgegen des Unternehmens zu verhindern.
Die Übereinstimmung von Inventardaten, Versandaufzeichnungen, Rechnungen und den Verkaufszahlen in den Büchern sollten sorgsam überwacht und die relevanten Verpflichtungen angemessen getrennt werden.
5. Trennung von Rollen im Cash Management
Zu guter Letzt, ist die Aufgabentrennung im Cash Management unerlässlich, um das Auftreten von Bargelddiebstahl zu minimieren. Die Verantwortung für die Initiierung und die Genehmigung von E-Banking-Anfragen sollten beispielsweise getrennt werden.
Eine mögliche Lösung könnte darin bestehen, dass der Finanzmanager auf HQ-Ebene den für die Genehmigung von Zahlungen erforderlichen E-Banking-Token hält.
Ebenfalls sollte der Kassierer, welcher das Checkbuch der Unternehmung innehält, keinen freien Zugang zu den Firmenstempeln haben. Anderenfalls hätte dieser Mitarbeiter die Möglichkeit unbemerkt Zahlungen zu genehmigen.
Die Kassierer- und Buchführungstätigkeiten sollten ebenfalls voneinander getrennt werden, um sicherzustellen, dass alle Geldbewegungen ordnungsgemäß erfasst werden.
In Bezug auf eine andere kürzlich von Ihrem Team durchgeführte Betrugsermittlung berichtet Gu: „Die Geschäftsführerin eines WFOE in Suzhou habe den lokalen Kassierer angewiesen drei Bankkonten in ihrem Namen zu eröffnen. Im Gegenzug würde die Geschäftsführerin von Zeit zu Zeit Geld vom Firmenkonto auf die Privatkonten des Kassierers überweisen. Außerdem war der Kassierer für die Buchführung verantwortlich und wurde angewiesen diese Zahlungen als Verbindlichkeiten gegenüber den Lieferanten in den Büchern zu verbuchen.“
„Eine solche Unterschlagung von Bargeld und Vermögenswerten hätten verhindert werden können, wenn die Kassierer- und Buchführungstätigkeiten angemessen getrennt worden wären,“ sagt Gu.
Sobald solche internen Kontrollprozesse implementiert worden sind, sollte die Einhaltung dieser internen Richtlinien sorgfältig überwacht und durch Anregungen der wichtigsten Mitarbeiter und Geschäftspartner weiter gefördert werden.
Dies ist Teil 2 einer dreiteiligen Serie bezüglich Betrugsprävention in China. In Teil 1 wurde geprüft wie Betrug in China aussieht und wie man die Betrugsrisiken abschätzen kann. In Teil 3 diskutieren wir die Sorgfaltspflichten und Überwachungsstrategien zur Betrugsbkämpfung in China.
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