Externalizando la gestión de nóminas y de Recursos Humanos

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Interviewer: Qian Zhou
Dezan Shira & Associates

Pregunta: ¿Qué información debe proporcionar una empresa a un externalizador de gestión de nóminas?

Adam Livermore: Esto depende en la información que uno espera del gestor de nóminas. Las clave esencial en la gestión de nóminas es “si metes basura, sacas basura”. Proporcionando sólo la información más básica, sólo permitirá al gestor, hacer los cálculos de nóminas por ti, cómo salarios, bajas y bonos. Cómo más detallada sea la información que se proporcione, más sofisticados serán los análisis que el gestor de nóminas te pueda proporcionar.

P: ¿Puede explicar un gestor de nóminas cuanto va a costar una nueva contratación, o cuánto costará despedir un empleado? O hacer seguimiento de una baja?  

AL: En su mayoría, sí. Un gestor de nóminas te puede proporcionar estimaciones de cuánto va a costar en total una nueva contratación. Un gestor de nóminas con presencia con varios países, por ejemplo, te puede ayudar a determinar cuáles serían los costes reales laborales más favorables y proporcionar la información necesaria para tomar una decisión.  De todas formas, los costes cómo por despido de un empleado, baja por maternidad o daño por causa laboral dependen mucho de la situación determinada o del perfil. Varias de estas consideraciones recaen en el ámbito legal. Valorar y negociar esto con los empleados, es una tarea muy especializada. Los gestores de nóminas pueden configurar las plataformas para que permitan a sus clientes gestionar las bajas de sus empleados, pero de todas formas se recomienda que esta información está cruzada referenciada con  una atención física de los gestores cuando sea posible.

P: ¿Las empresas tienen que presentar de forma manual los cambios de personal al gestor de nóminas?

AL: Para temas cómo cambio de personal, el subcontratista de nóminas tiene varias vías para conocer los empleados que se unen y los que se marchan. Si tienes un sistema interno que da seguimiento a esto, debe ser posible generar un archivo de “cambio de información” para subirlo al sistema de nóminas. A menudo, el gestor de nóminas, tendrá un sistema propio para el uso de sus clientes. Lo mismo sirve para las VISAs de los expatriados. El cliente tiene que almacenar las fechas de las renovaciones de visados en algún sitio, y acuerda con el subcontratista la forma de hacerlo. De una forma u otra alguien dentro de tu organización debe presentar este tipo de detalles en alguna plataforma, idealmente sujeto a un proceso de aprobación para incrementar la fiabilidad de los datos.

O: ¿Puede un gestor de nóminas ayudar a la retención de documentos o gestionar  el acceso del personal a los documentos?

AL: Para los documentos originales normalmente el método ideal es usar una empresa especializada en almacenaje. De todas formas, el sistema de gestión de nóminas, debe tener la opción de subir varios documentos, y configurar el acceso y seguridad para esto. Típicamente, los directivos querrán tener el máximo acceso a la información posible, mientras se restringe cierta información al equipo local.

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