Come gestire a distanza il proprio business in Cina durante l’epidemia del coronavirus

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Con l’attuale epidemia del coronavirus in tutta la Cina, le aziende devono pensare a come gestire i propri dipendenti in una situazione in cui il contatto fisico fra persone deve essere molto limitato. L’incontro fra molte persone negli uffici deve essere evitato il più possibile, sia per il rischio di infezione, sia perché molte di queste persone, per raggiungere il posto di lavoro, devono far uso di mezzi di trasporto pubblico il cui utilizzo è caldamente sconsigliato. Il rischio di infezione infatti è più alto negli ambienti pubblici. E in questo periodo è consigliabile limitare i viaggi di lavoro se non strettamente necessari.

Nella situazione attuale altri metodi tradizionali di business come l’utilizzo dell’express mail per la consegna di documenti importanti non sono in funzione. Questi servizi sono stati sospesi perché sia i documenti fisici che i corrieri potrebbero essere causa di una potenziale contaminazione. In base alle restrizioni in vigore anche l’invio di personale alle fabbriche fornitrici per lo svolgimento di lavori di controllo qualità diventa impossibile.

In breve, l’utilizzo delle metodiche tradizionali di lavoro sono temporaneamente bloccate. Rimane l’opzione delle operazioni da “remoto”. In questo caso i dati vengono inviati via cavo senza il pericolo di contaminazione. Ci sono naturalmente altri pericoli relativi all’eccessivo utilizzo delle comunicazioni digitali, in particolare per le organizzazioni che non hanno messo in atto un piano di continuità aziendale adeguato.

In questo articolo sottolineiamo alcune note specifiche relative all’ambiente del business cinese. Queste considerazioni si basano sulla situazione a breve termine (le prossime due/tre settimane in cui i dipendenti saranno confinati alle loro abitazioni finché il periodo di incubazione del virus sarà passato) e a medio termine.

Per le prossime settimane le società dovranno fare affidamento sulle infrastrutture digitali aziendali già messe in atto e affiancarle ad altre infrastrutture non aziendali esistenti in Cina, pur consapevoli dei limiti e delle debolezze di questi canali pubblici.

Per le aziende già strutturate, il lavoro da remoto non sarà un ostacolo nel breve termine. Per quanto riguarda la nostra società, ad esempio, i dipendenti hanno computer portatili e lavorano da casa. La società utilizza nella quasi totalità la piattaforma MS O365 e i dipendenti possono mantenersi costantemente in contatto attraverso questa piattaforma. Tutti i documenti di cui i nostri collaboratori necessitano per l’espletamento delle loro attività sono disponibili e, se necessario, possono essere condivisi su Sharepoint Online. I nostri ERP e CRM sono accessibili da remoto. I dati trasmessi fra i computer della società vengono utilizzati da casa e i nostri server vengono criptati prima della trasmissione. Essendo necessario l’utilizzo delle connessioni internet di casa, c’è un rallentamento nella trasmissione dei dati, ma gli effetti non sono così seri. Oggi, ad esempio, abbiamo avuto una conference call su MS Teams fra nove persone situate in varie località della Cina (incluso un membro dello staff nella provincia di Hubei, focolaio dell’epidemia). Nonostante le funzionalità del video fossero deboli a causa di problemi di banda, le funzionalità audio erano sufficienti.

Per le aziende meno preparate, però, si possono prevedere alcuni problemi. Se la società non utilizza uno strumento aziendale robusto, come MS Teams o Skype for Business (conosciuto anche come Lync), le comunicazioni intra-societarie possono doversi limitare al telefono tradizionale, alle e-mail aziendali o ad altri canali pubblici meno sicuri come WeChat. Se il server della società si trova presso la casa madre estera, è possibile che l’invio o la ricezione di e-mail con grossi allegati presenti grossi problemi. Questo è un problema comune a causa della congestione internazionale. Molte società aggirano questo problema realizzando strutture VPN fra gli uffici in Cina e gli uffici all’estero. Nonostante ciò, quando il lavoro viene svolto da casa questi piani di emergenza non funzionano così bene.

E’ necessario trovare un rimedio anche per il personale di contatto con clienti o fornitori, per l’impatto sulle operazioni dovuto all’incapacità di poter incontrare fisicamente le controparti. Se la società ha l’immediata disponibilità di strumenti aziendali robusti, come MS O365, è possibile invitare i clienti/fornitori a comunicare attraverso questi canali come “utilizzatore esterno”. Se questi canali non sono immediatamente disponibili, ma clienti e/o fornitori lo stanno utilizzando, è possibile chiedere loro di essere inseriti nelle rispettive reti. Questo tipo di coordinamento richiede tempo, quindi è necessario prevedere un tempo di attesa adeguato alla sua implementazione.

Possiamo supporre che ci saranno gravi problemi a breve termine per le aziende che operano in Cina. Ecco alcune semplici linee guida che possono essere seguite per mitigarne gli effetti:

  • Assicurarsi che lo staff IT (sia all’estero che in Cina) sia disponibile ad affrontare problemi di connettività o altri problemi correlati che possano presentarsi. E’ possibile che sorgano ulteriori problemi con il personale che lavora da remoto. Considerare il pagamento extra delle risorse IT per garantire il loro lavoro durante il periodo di vacanza in preparazione del lavoro a distanza della maggior parte del personale dopo la fine delle ferie estese per il capodanno cinese.
  • Se si dispone di strumenti di comunicazione aziendali che possono essere utilizzati in Cina, assicuratevi che lo staff che si trova in Cina sia adeguatamente formato all’utilizzo e assicuratevi che abbia le necessarie credenziali. Secondo la nostra esperienza, molte società che dispongono di questi strumenti non informano lo staff che si trova sul territorio cinese delle loro potenzialità. Chiedere ai dipendenti di scaricare anche le app (Teams/Sharepoint Online ecc.) sui loro dispositivi mobili.
  • Assicurarsi che tutti i costi relativi alle comunicazioni aziendali, che si basano sulla telefonia mobile tradizionale vengano rimbosati dalla società.
  • Nel caso di e-mail con allegati “pesanti”, ci sono buone possibilità che la ricezione venga ritardata in Cina, specialmente se il server della società si trova all’estero. Sarebbe meglio separare il messaggio dall’allegato, cercare di ridurre le dimensioni dell’allegato o trovare altri canali per l’invio di questi allegati. In Cina, molti servizi, come ad esempio Dropbox, sono attualmente bloccati. Se i dipendenti devono utilizzare canali non aziendali come WeChat per comunicare, condividere file, ecc., bisogna assicurarsi che siano formati adeguatamente per farlo, che sappiano quali informazioni non devono essere condivise attraverso questi canali. Questo è un settore nel quale le risorse giuridiche interne alla sede dovrebbero fornire input e suggerimenti. Ad esempio, potrebbe esserci la limitazione alla condivisione di alcune informazioni attraverso canali non aziendali da parte di clienti o venditori contrattualizzati. Nelle prossime settimane l’efficienza sarà fondamentale per le organizzazioni, ma la protezione dei dati dovrà essere comunque assicurata. Senza queste regole ci si potrebbe trovare nella condizione in cui i dipendenti ni Cina condividano ogni genere di documenti ed informazioni attraverso i propri account personali di WeChat.
  • Nelle settimane a venire è necessaria la creazione di un programma di comunicazione chiaro per le risorse. Questo è particolarmente importante quando le persone lavorano da remoto. Le piattaforme più moderne di conference call includono non solo un’opzione di partecipazione online in cui la piena funzionalità può essere goduta durante le riunioni, ma anche di un’opzione “dial-in” per i partecipanti che vogliono semplicemente fruire della funzionalità voce attraverso il proprio cellulare. Questa funzionalità viene raccomandata per il personale che potrebbe avere problemi di banda presso la propria residenza.

Le misure sopra elencate possono aiutare il personale di stanza in Cina a continuare il proprio lavoro con un ragionevole grado di efficienza e sicurezza, in attesa che la situazione si stabilizzi. Quando questo accadrà, l’azienda potrà considerare come gestire l’impatto nel medio termine. Si tratta di una decisione che non può essere affrettata. Prima che i piani di continuità aziendale vengano implementati devono essere creati con attenzione, tenendo in considerazione la natura del business, i requisiti globali e le considerazioni particolari che riguardano la Cina. Una volta creati dovranno essere procurati gli hardware appropriati, installati i software e i dati dovranno essere trasferiti con attenzione. Il procedimento richiede mesi ed un legame stretto fra le squadre operative situate in Cina (e altrove) e le risorse IT.

Le varie soluzioni dovranno essere messe in atto prima possibile. L’attuale situazione serve da campanello d’allarme per le organizzazioni, per far comprendere loro l’importanza sempre crescente di queste tecnologie. Non solo in situazioni di “crisi” come l’attuale epidemia di coronavirus; le comunicazioni digitali/gli strumenti di condivisione vengono considerati sempre di più un sostituto dell’ufficio tradizionale. L’attuale crisi, per un certo periodo, mette le organizzazioni che in questo ambito sono “avanti”, in una posizione di vantaggio competitivo.

Per quelle che invece si trovano ancora in difficoltà, forse è tempo di pensare ad un investimento. Dezan Shira & Associates può fornire consulenza e supporto per l’implementazione di soluzioni condivise attraverso il proprio personale di IT Infrastructure Engineering ed IT Consulting.

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