Come firmare un contratto di lavoro elettronico in Cina: guida in cinque passi

September 7, 2020 Posted by Italian Desk Reading Time: 5 minutes

Il 4 Marzo 2020 il Ministero delle Risorse Umane e della Sicurezza Sociale ha pubblicato la “Lettera sulla creazione dei contratti elettronici” (“la Lettera”) che approva l’uso dei contratti di lavoro elettronici in Cina al culmine dell’epidemia da COVID-19.

È la prima volta che i contratti di assunzione elettronici vengono formalmente trattati dalle autorità centrali dopo l’epidemia, contribuendo a chiarire la legittimità e l’uso dei contratti di lavoro digitali.

In questo articolo spieghiamo cinque passi chiave e considerazioni utili ai datori di lavoro che devono utilizzare i contratti di lavoro online in Cina.

La legittimità dei contratti di lavoro elettronici in Cina

La Lettera promuove l’utilizzo di un contratto di lavoro elettronico che sia conforme alle disposizioni governative e al diritto del contratto di lavoro della Repubblica Popolare Cinese. A partire dal 1 gennaio 2021 i contratti elettronici dovranno essere in linea anche con gli articoli del Codice Civile cinese.

Per quanto riguarda il Codice Civile cinese, la legittimità del contratto elettronico è sancita e trattata in due articoli che affermano, in primo luogo, che lo scambio digitale o la posta elettronica possono essere considerati alla stregua di un contratto in forma scritta (articolo 469) e, in secondo luogo, che i termini del contratto, sia esso in forma di lettera o di scambio digitale, “saranno stabiliti al momento della redazione della lettera di accettazione”.

E’ importante notare che gli effetti di un contratto elettronico hanno luogo solo dopo la definizione di un accordo fra entrambe le parti.

Mettendo insieme questi punti, ci sono cinque aspetti da tenere in considerazione nella formazione e nella messa in atto di un contratto.

Considerazioni chiave di carattere legale e previdenziale

1) Scelta di una piattaforma idonea per la gestione dei contratti

Il datore di lavoro deve scegliere una piattaforma idonea alla gestione dei contratti – di propria creazione o con l’acquisto di un account in una piattaforma per la firma elettronica gia’ esistente.

Secondo l’Articolo 5 del “Regolamento sul processo di formazione online dei contratti elettronici (Bozza per la raccolta di commenti)” il sistema di creazione di contratti elettronici deve avere le seguenti funzioni:

Può generare testi di contratto conformi ai requisiti formali legali;
Può supportare diversi metodi, tra cui testo, video o audio, per la negoziazione online e la modifica del testo del contratto;
Consente il backup in tempo reale delle informazioni contrattuali e delle informazioni di negoziazione oltre al reperimento ed alla copiatura delle informazioni di backup;
Deve essere in grado di verificare l’autenticità e l’integrità del contenuto del contratto attraverso la firma elettronica o altre modalità; e
Deve poter accedere ai servizi di archiviazione di fornitori terzi di servizi di archiviazione elettronica contrattuale.

Anche la Legge sulla firma elettronica rimarca questi aspetti sottolineando che i contratti devono garantire che la “Trasmissione dei dati avvenga in forma scritta” (Capitolo 2) e che il contratto sia firmato con una “Firma Elettronica Affidabile” (Capitolo 3).

Olivia Wang, Business Advisory Services Associate di Dezan Shira & Associates, Ufficio di Shenzhen, analizza più approfonditamente il tipo di piattaforma che dovrebbe essere. Olivia osserva che la piattaforma scelta dovrebbe essere in grado di supportare funzionalità quali firme elettroniche, marcatori temporali, verifica dei valori di cifratura e dei valori univoci, tecnologia a prova di manomissione e metodi appropriati di raccolta delle prove.

2) Verifica dell’identità delle parti

Prima di arrivare ai termini dell’accordo, è importante identificare e verificare l’identità delle parti contrattuali. Si tratta di un passo cruciale in quanto i controlli e le verifiche che si possono effettuare quando un contratto viene firmato in presenza delle parti non e’ più possibile con i contratti digitali.

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Pertanto, quando si sceglie una piattaforma per la gestione dei contratti, è necessario che questa abbia un sistema integrato di registrazione e di verifica dell’identità delle parti.

E’ importante per entrambe le parti essere in grado di inserire manualmente o di verificare le proprie informazioni, inclusi i nomi, il domicilio, il rappresentante legale o il responsabile incaricato dal datore di lavoro, l’indirizzo, gli estremi di un documento di identità valido, e le informazioni di contatto così come ogni altra informazione pertinente alla natura del contratto.

Una volta che l’informazione è stata caricata, è importante che il sistema scelto utilizzi metodi idonei di verifica dell’identità delle rispettive parti. I tipi più comuni di verifica includono il riconoscimento facciale, la verifica del telefono cellulare, la verifica della carta di credito, le domande di sicurezza o la verifica di username/password.

3) Negoziazione dei termini

Dopo che è stato raggiunto l’accordo sui contenuti di base del contratto, le parti iniziano a negoziare i termini del contratto secondo quanto previsto dalla Legge sui Contratti di Lavoro della Repubblica Popolare Cinese.

L’Articolo 3 della Legge sui Contratti di Lavoro della Repubblica Popolare Cinese è una disposizione particolarmente critica a sostegno della natura del processo di negoziazione contrattuale. L’Articolo 3 della Legge sui Contratti di Lavoro della Repubblica Popolare Cinese sancisce che “il contratto di lavoro deve rispettare i principi di legalità, correttezza, uguaglianza, volontarietà e consenso attraverso la consultazione e la buona fede.”

In breve, questo significa che le parti devono raggiungere un accordo equo sui principali contenuti del contratto di lavoro.

Secondo l’Articolo 17 della Legge sui Contratti di Lavoro della Repubblica Popolare Cinese, ogni contratto dovrebbe contenere le seguenti clausole:

Informazioni di base, come sopra descritte;
Termini del contratto di lavoro;
Contenuti e luogo del lavoro;
Orario di lavoro, riposo e ferie;
Remunerazione;
Previdenza sociale;
Protezione del lavoro, condizioni di lavoro e protezione contro i rischi professionali; e
Altri aspetti che devono essere inclusi nel contratto di lavoro secondo le leggi ed i regolamenti.

4) Firma del contratto

Il contratto di lavoro si perfeziona quando il datore di lavoro ed il lavoratore ne avranno firmato o timbrato il relativo testo. Per i contratti elettronici questo può essere fatto con firma elettronica o timbro elettronico.

Secondo la “Legge sulla Firma Elettronica”, per la firma dei contratti di lavoro elettronici, i datori di lavoro ed i lavoratori dovrebbero utilizzare sottoscrizioni elettroniche attendibili che presentino le seguenti caratteristiche:

I dati per la creazione di un timbro elettronico devono essere detenuti e controllati esclusivamente dal firmatario al tempo della firma;
Le successive modifiche al timbro elettronico ed ogni altro dato rilevante devono poter essere rilevabili; e
Il firmatario deve tenere e conservare correttamente i dati utilizzati per la creazione del timbro elettronico.

Può essere buona norma adoperaris di un’organizzazione terza che possa fornire servizi indipendenti di autenticazione elettronica delle firme.

5) Verifica, criptazione e sicurezza del contratto

Dopo che il contratto elettronico è stato redatto, deve essere fatta un’ulteriore verifica del testo completo per assicurarsi che il contratto non sia stato modificato al momento della firma.

Il datore di lavoro può scegliere fra molti metodi diversi inclusa la criptazione o sistemi tecnici di riservatezza come i codici QR, le timbrature, le filigrane e le notifiche via SMS.

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Questo punto viene sottolineato dall’Articolo 11 delle “Regulations on Several Issues Concerning the Trial of Cases in Internet Courts,” pubblicate dal Tribunale Popolare Supremo.

In pratica, la tecnologia di criptazione maggiormente riconosciuta e utilizzata sono le blockchain o le marcature temporali.

Infine, una volta che tutto è stato firmato e verificato, la versione finale del contratto elettronico deve essere duplicata in modo sicuro (backup) nel sistema del datore di lavoro o nel sistema di archiviazione della terza parte.

Secondo il Punto 3, dell’Articolo 4 del “Regolamento sul processo di creazione online dei contratti elettronici (Bozza per la raccolta di commenti)”, se il contratto elettronico viene firmato attraverso il sistema del datore di lavoro, lo stesso dovrà essere archiviato presso il sistema della terza parte.

Olivia Wang spiega anche che in questo modo entrambe le parti possono controllare il contratto firmato in qualsiasi momento nel corso della durata del contratto – sia online che offline. L’intero contenuto del contratto dovrebbe essere duplicato (backup), insieme ai termini del contratto, all’orario della firma, alle informazioni di entrambi i firmatari, alle informazioni sulla firma e ad ogni altra modifica effettuata al contenuto del contratto. Il periodo di conservazione del contratto elettronico non deve essere inferiore a cinque anni dalla data di conclusione dello stesso.

Per ulteriori informazioni sulla predisposizione di un contratto di lavoro secondo le leggi cinesi, contattateci su italiandesk@dezshira.com.