Choisir le bon modèle d’approvisionnement en Chine

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24 Juin 2013 – Il peut s’avérer difficile pour les entreprises (et particulièrement celles qui débutent en Chine) de choisir les solutions optimales pour leur approvisionnement en Chine continentale. Il y a tant de sociétés commerciales de négoce et de contrôleurs qualité disponibles offrant des services d’approvisionnement complets et tant de plateformes en ligne B2B permettant un contact direct avec les fournisseurs, que beaucoup soutiendraient qu’il est tout simplement aussi efficace d’utiliser un accord de sous-traitance et des parties intermédiaires pour réaliser cette tâche.

Bien que cela soit vrai et reste une option parfaitement viable dans certains cas, afin d’être plus compétitif au sein de la chaîne d’approvisionnement mondiale, beaucoup de PME ont désormais besoin d’une présence sur place, soit pour mieux contrôler la qualité au sein de la chaîne d’approvisionnement, soit pour pouvoir continuer à servir leur clients internationaux qui sont aujourd’hui présents sur le marché chinois.

Pour choisir le business model le plus adapté, il est important de juger des possibilités offertes par chaque option au vu des besoins de l’approvisionnement. Par exemple, les PMEs étrangères qui sont peu familières avec le marché chinois peuvent préférer l’option du bureau de représentation, avec un faible risque en capital. Alternativement, l’étendue des activités et la flexibilité opérationnelle permises par les entreprises de service ou les entreprises commerciales à capitaux étrangers (FICE : foreign-invested commercial enterprise)  sont également tentantes.  Cependant, bien qu’une entreprise étrangère qui s’approvisionnait directement en Chine pendant plusieurs années soit tentée de prendre le contrôle total de sa chaîne d’approvisionnement via une FICE, elle peut également être dissaduée de le faire à cause de la lourde complexité opérationnelle d’une telle entité – une FICE qui exporte des biens doit forcément respecter le système complexe de TVA chinois et doit se conformer aux réglementations douanières.

Par la suite, nous exposerons les inquiétudes les plus communes auxquelles font face les acheteurs étrangers souhaitant établir une structure officielle en Chine, et comparerons les différences opérationnelles entre ces structures.

Equilibre entre capital social et objet social

Beaucoup d’acheteurs traditionnels ont tendance à choisir la structure du bureau de représentation, uniquement motivés par la préférence de ne pas injecter de capital social en Chine. Pour cette raison, le bureau de représentation est souvent considéré comme l’option « sûre » et « bon marché », et la meilleure option pour un bureau en Chine dont l’objectif principal est d’explorer les possibilités du marché et d’aider la compagnie mère à obtenir un meilleur prix pour ses achats. Pour les bureaux de représentation, les dépenses sont financées par le siège étranger à intervalles réguliers, typiquement tous les mois ou tous les trimestres. Pour une entreprise de service ou une FICE, l’essentiel du financement au contraire viendra du capital social, qui est investi au tout début. Le capital social en Chine est très différent du concept occidental de capital social. Au lieu d’être un montant mis de coté pour des raisons statutaires, le capital social en Chine peut être utilisé pour des charges liées à l’exercice et est plus proche de la notion de fonds de roulement.

De plus, le coût du financement des activités d’un bureau de représentation est très différent de celui d’une entreprise de service ou une FICE, puisque le bureau de représentation sera taxé sur ces dépenses, alors que l’entreprise de service ou la FICE déduira ses charges et payera un impôt sur le bénéfice. Par conséquent , la flexibilité offerte par la structure sans capital du bureau de représentation ne s’applique vraiment que si l’objet social du bureau de représentation suffit à satisfaire les activités d’expansion du bureau en Chine de façon continue, tout en gardant à l’esprit le coût élevé du financement.

Sachant cela, il est conseillé aux entreprises de réfléchir à leur stratégie en Chine à moyen et long terme – le niveau des dépenses estimées ainsi que le champ d’expansion prévu pour les prochaines années doivent être complètement évalués. En fait, une large proportion des entreprises prêtes à s’implanter officiellement en Chine est peut-être déjà familières avec le marché et ses fournisseurs, et nombreuses sont celles qui ont déjà établies des relations stables avec leurs fournisseurs chinois ou conduisent des opérations en Chine depuis plusieurs années sous une forme « non officielle ». Si tel est le cas, la valeur ajoutée d’un objet social plus vaste permis par une entreprise de service ou une FICE peut s’avérer beaucoup plus intéressant et durable que le traditionnel bureau de représentation « sûr » et « bon marché ».

Pour ces entreprises, le plus souvent, le modèle de la FICE est préféré puisqu’il permet l’objet social et le champ d’activité le plus large pour l’approvisionnement (inclut l’import/export, la possibilité de faire des achats locaux en RMB, le commerce de gros et de détail, l’e-commerce, l’offre de services liés, etc). En Chine, beaucoup de petits fournisseurs nationaux sont également peu enclins à faire des transactions en monnaies étrangères. L’approvisionnement via une FICE élargira donc effectivement le panel de fournisseurs potentiels car l’entreprise sera capable d’acheter en Chine en RMB avant de consolider et d’exporter. Puisque le champ d’activité autorisé est large, le niveau de capital social minimum accepté par les autorités chinoises sera plus élevé que pour une entreprise de service (le montant minimum varie selon le lieu).

Le modèle de l’entreprise de service a également ses avantages, et peut être plus adapté pour les entreprises qui souhaitent un modèle plus simple pour aller plus loin. Puisque l’entreprise de service ne peut pas commercer directement, la tâche de se conformer aux réglementations locales est moins lourde, et l’entreprise peut néanmoins jouer le rôle d’agent intermédiaire pour le contrôle qualité et les services pour le siège. Bien que cela puisse être également poursuivi avec un bureau de représentation, ce modèle permet, en plus, de recevoir des commissions et autres revenus liés aux services en RMB. Par exemple, il peut être avantageux pour les entreprises high-tech d’être capable de délivrer des services techniques à leurs clients. Ainsi, ce modèle peut être plus optimum sur le plan fiscal qu’un bureau de représentation.

Le contrôle de la chaîne d’approvisionnement vs. Les risques RH

Afin d’obtenir un niveau confortable de contrôle, et s’assurer de la qualité et de la livraison des produits, idéalement, l’acheteur étranger devrait employer du personnel de confiance sur place pour contrôler la qualité, établir le contact avec les fournisseurs, négocier les prix, sélectionner les fournisseurs et conduire des études de marché. Alors que le marché chinois mûrit et que la guerre des prix s’intensifie, les entreprises étrangères qui ne sont pas encore présentes en Chine devront juger continuellement de la pertinence et de la rentabilité de leur stratégie de relation longue distance avec leurs fournisseurs chinois, ou bien si un contrôle plus substantiel des opérations en Chine est nécessaire pour atteindre la compétitivité prix requise. En particulier, le contrôle adéquat du risque RH local est souvent l’une des inquiétudes les plus courantes des entreprises souhaitant renforcer leur réseau de fournisseurs en Chine.

Au sens strict, le gouvernement chinois n’autorise pas les entreprises étrangères à diriger ou employer des personnes basée en Chine sans un établissement légal en Chine. Des exemples de barrières pratiques mises en œuvre par les autorités chinoises incluent le fait que les employés expatriés ne peuvent pas obtenir le bon permis de travail pour vivre et travailler en Chine continentale de manière légal à moins qu’il n’y ait une entité locale qui puisse être sponsor et, pour le personnel chinois, les entreprises étrangères ne peuvent pas verser officiellement les contributions sociales obligatoires pour ses employés, limitant donc le groupe de candidats chinois qualifiés à ceux acceptant d’être embauchés dans ces conditions. Il y a également des risques légaux et fiscaux pour les employeurs et les employés qui opèrent sans entité locale – pour plus de détails, voir l’édition de Mai 213 du magazine China Briefing « Understanding permanent Establishement in China ».

Le bureau de représentation, l’entreprise de service, ou la FICE, tous peuvent être utilisés pour employer du personnel local en Chine, bien qu’il y ait quelques limitations pour le bureau de représentation. Pour le personnel chinois de niveau supérieur, l’impression générale est que les relations d’emploi direct sont plus stables et fournissent une sécurité supplémentaire. Pour de nombreuses entreprises spécialisées dans l’approvisionnement, le modèle peut également requérir que le personnel soit basé dans divers lieux en Chine (par exemple au lieu de l’usine, et en voyage  pour le contrôle qualité, ou la supervision de projets à court terme). Puisque le système de sécurité sociale chinois est organisé au niveau régional par le gouvernement et que le taux de contribution et les pratiques locales peuvent différer selon les villes, le paiement de la sécurité sociale des employés dans différentes provinces et ainsi que le besoin de rester à jour des dernières régulations toujours changeantes dans toutes les régions peuvent s’avérer être un véritable casse-tête pour l’employeur. Ce genre de problèmes pratiques doit être complètement traité avant de choisir et de s’engager dans la structure appropriée.

Complexité, conformité et optimisation fiscale

Les tendances mondiales toujours changeantes sur les processus d’approvisionnement, ainsi que la compétition croissante des autres pays fournisseurs signifient que le modèle de la FICE est devenu plus pertinent, puisqu’il permet les échanges dans les deux sens, à la fois pour les flux entrants et sortants pour l’approvisionnement de produits. Par exemple, beaucoup de PME utilisent la Chine comme base de centralisation et de consolidation pour toutes leurs activités d’approvisionnement en Asie, car les infrastructures en Chine sont généralement reconnues comme plus développées et plus efficaces que ans d’autres pays comme l’Inde, l’Indonésie ou la Thaïlande. Le modèle de la FICE rend aussi possible l’exploration des potentialités d’adaptation des produits ou services au marché chinois. Il est courant pour les entreprises étrangères qui se sont approvisionnées via une FICE depuis plusieurs années de se restructurer pour saisir les opportunités offertes par le marché local. Au départ une plateforme d’approvisionnement, une FICE peut très bien dans ce cas être le point de départ idéal pour commencer du commerce de gros voire de détail en Chine. Cependant, il faut rappeler qu’avec la flexibilité et la complexité d’une FICE, les exigences de conformité fiscale et opérationnelle sont plus élevées que pour les deux autres modèles. Faire la demande de remboursement de la TVA à l’export, s’assurer que les fapiaos de la TVA ont tous été reçus et vérifiés, s’occuper des factures émises et des déductions de la TVA, contrôler les entrepôts et les stocks, gérer les droits de douanes et les taxes d’importations pour tous les produits, suivre le système logistique – tout cela tombe sous la responsabilité de la FICE dès qu’un modèle d’approvisionnement direct est choisi. Un personnel en interne compétent, ainsi que le support de consultants extérieurs de confiance, sont les clés de la réussite pour établir son entreprise.

Rester à jour et aux normes sur le plan fiscal est également important car les autorités chinoises ont tendance à surveiller de plus près les activités des entreprises étrangères. Celles-ci doivent donc prendre connaissance des différents types d’impôts et formulaires associés aux différentes activités de commerce, commissions et services. Quant au prix de transfert, un formulaire statutaire doit être complété chaque année pour dévoiler les activités de ventes entre l’entreprise et son siège.

Conclusion

Le choix de la structure optimale dépend vraiment de deux facteurs clés : les besoins d’embauche de personnel local et l’efficacité coût. S’il n’est pas absolument nécessaire d’embaucher des employés basés en Chine continentale, alors il est très sûrement plus optimal fiscalement d’opérer depuis l’étranger pour les PME s’approvisionnant en Chine. Cependant, cette approche comporte également les risques les plus élevés en termes de contrôle qualité et prix. S’il est nécessaire d’avoir des employés sur place, alors (en supposant que le nombre d’employés nécessaires est faible) un bureau de représentation est une structure très pertinente en raison de sa simplicité et de la faible exigence de conformité.

Pour les entreprises qui en attendent plus de leur bureau en Chine, le modèle de la FICE est généralement la meilleure option pour les activités centrées uniquement sur l’approvisionnement car il offre les plus grandes possibilités de contrôle  de la chaîne d’approvisionnement et minimise les risques. Le modèle de l’entreprise de service n’est pas aussi utile à cet égard, bien qu’il reste une bonne solution intermédiaire pour les entreprises qui ne sont pas prêtes à s’attaquer au système chinois de TVA et autres exigences de conformité opérationnelles.

Une fois encore, il n’y a pas une unique bonne stratégie d’approvisionnement, et votre activité peut tout à fait être structurée aussi simplement qu’un bureau de représentation que selon un schéma d’approvisionnement complexe qui utilise une combinaison des différentes structures légales détaillées précédemment. Pour beaucoup de PME, la dernière option ne sera pas possible en raison de ressources limitées, et la stratégie la plus appropriée serait alors une progression dans le temps entre tous ces modèles. Quoi qu’il en soit, pour s’assurer que la structure choisie apporte bien la valeur ajoutée espérée, le siège devra régulièrement contrôler la performance de ses bureaux d’approvisionnement et développer continuellement son réseau d’anciens et nouveaux fournisseurs pour rester dans la course.

Une partie de cet article vient de l’édition de Juin 2013 du magazine China Briefing « Sourcing from China », qu’il est possible de télécharger gratuitement en version PDF jusqu’à la fin du mois de Juin.

Dezan Shira & Associates est un Cabinet de conseils professionnels en matière d’investissement directs étrangers, gestion, fiscalité, comptabilité, paie et due diligence pour ses clients internationaux en Chine, à Hong Kong, au Viêt-Nam et en Inde. Vous pouvez contacter le Cabinet à info@dezshira.com ou télécharger la brochure ici.