Apostille-Konvention am 7. November in China offiziell in Kraft getreten

December 8, 2023 Posted by China Briefing Written by Arendse Huld Reading Time: 5 minutes

China ist offiziell dem Apostille-Übereinkommen beigetreten. Am 7. November 2023 trat das Apostille-Übereinkommen in dem Land in Kraft. Dies bedeutet für Unternehmen und Privatpersonen eine Zeit- und Kostenersparnis, da ausländische Dokumente, die in China verwendet werden sollen, nicht mehr mehrere Beglaubigungsrunden bei verschiedenen Behörden durchlaufen müssen. Wir erörtern, wie bestimmte Verwaltungsverfahren nach dem Beitritt Chinas zum Apostille-Übereinkommen vereinfacht werden können.

Am 8. März 2022 ist China offiziell dem Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation, auch bekannt als “Apostille-Übereinkommen”, beigetreten. Der Beitritt Chinas erfolgte, als der chinesische Botschafter in den Niederlanden, Tan Jian, die “Beitrittsurkunde” im Namen Chinas beim Ministerium für auswärtige Angelegenheiten der Niederlande, dem offiziellen Verwalter des Apostille-Übereinkommens, einreichte.

Nach Angaben des Sprechers des Außenministeriums Mao Ning, der sich am 10. März in einer Pressekonferenz zum Beitritt Chinas äußerte, wird der Beitritt Chinas zum Übereinkommen “die Verfahren für den grenzüberschreitenden Verkehr amtlicher Dokumente vereinfachen und den internationalen Wirtschafts-, Handels- und Personalaustausch erleichtern”.

Das Apostille-Übereinkommen wird in China offiziell am 7. November dieses Jahres in Kraft treten.

Was ist das Apostille-Übereinkommen?

Das Apostille-Übereinkommen oder das Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation ist ein internationaler Vertrag, der das Verfahren zur Beglaubigung öffentlicher Urkunden zur Verwendung im Ausland vereinfacht.

Das Übereinkommen wurde 1961 von der Haager Konferenz für Internationales Privatrecht (Haager Konferenz) angenommen und ist inzwischen von über 120 Ländern und Gebieten weltweit, darunter auch Hongkong und Macao, ratifiziert worden. Nach dem Übereinkommen kann eine öffentliche Urkunde, die in einem Mitgliedsland ausgestellt wurde, in jedem anderen Mitgliedsland durch eine “Apostille” einer vom ausstellenden Land benannten zuständigen Behörde für die Verwendung in einem anderen Land beglaubigt werden.

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Die Apostille ist eine Form der Beglaubigung, die die Echtheit der Unterschrift, die Eigenschaft, in der die Person, die das Dokument unterzeichnet hat, gehandelt hat, und gegebenenfalls das dem Dokument beigefügte Siegel oder den Stempel bestätigt. Sie macht eine weitere Beglaubigung oder Legalisierung durch Konsulats- oder Botschaftsbeamte überflüssig, vereinfacht das Verfahren und spart Zeit und Kosten für diejenigen, die ausländische öffentliche Dokumente für rechtliche Zwecke verwenden müssen.

Derzeit müssen ausländische Dokumente in China für Verwaltungszwecke – von der Beantragung eines Visums bis hin zur Gründung eines Unternehmens – zunächst notariell beglaubigt und von lokalen Stellen beglaubigt werden, bevor sie von der chinesischen Botschaft oder dem Konsulat des Landes, in dem sie ausgestellt wurden, beglaubigt werden können. Dies ist sowohl teuer als auch zeitaufwändig für den Antragsteller.

Was bedeutet der Beitritt Chinas für Außenhandel und Wirtschaft?

Laut Sprecher Mao Ning wird der Beitritt Chinas zu dem Übereinkommen “zwei große Vorteile bringen”: die Verringerung des Zeitaufwands und der Kosten für den grenzüberschreitenden Verkehr von Dokumenten und die Optimierung des Geschäftsumfelds.

Sowohl für ausländische als auch für chinesische Bürger bedeutet dies eine einfachere und schnellere Beantragung verschiedener Dokumente, wie z. B. Strafregisterauszüge, Gesundheitszeugnisse, Führerscheine, Abschlusszeugnisse und Geburtsurkunden, die für verschiedene Verwaltungsaufgaben erforderlich sein können.

Mao Ning erklärte, dass sich nach dem Beitritt zu dem Übereinkommen die Zeit, die eine Person für die Erstellung eines im Ausland zu verwendenden Dokuments benötigt, von etwa 20 Arbeitstagen auf wenige Tage verkürzen wird. Darüber hinaus werden schätzungsweise über 300 Millionen RMB (ca. 43,6 Millionen US-Dollar) an Bearbeitungsgebühren für chinesische und ausländische Arbeitnehmer pro Jahr eingespart. Darüber hinaus wurde die durchschnittliche Zeit für den Dokumententransfer zwischen den Vertragsstaaten um etwa 90 Prozent reduziert.

Im Hinblick auf die Optimierung des Unternehmensumfelds wird die Änderung vor allem Unternehmen zugute kommen, die häufig grenzüberschreitend tätig sind, seien es inländische Unternehmen, die ausländische Mitarbeiter einstellen, Import-Export-Unternehmen oder multinationale Unternehmen mit grenzüberschreitenden Aktivitäten.

Für die Personalabteilungen bedeutet dies straffere und schnellere Verfahren für die Beantragung von Visa und Arbeitsgenehmigungen für ausländische Mitarbeiter.

Auch die Beantragung einer Geschäftslizenz oder Unternehmensregistrierung in China wird für ausländische Unternehmen einfacher, da die verschiedenen erforderlichen Dokumente wie Gründungsurkunden, Bankauszüge und Statusbescheinigungen nur noch apostilliert werden müssen.

Bei dem Pressegespräch schätzte Mao Ning, dass rund 70 Prozent der für die Ein- und Ausfuhr nach China erforderlichen Handelsdokumente unter das Apostille-Übereinkommen fallen und somit keine konsularische Beglaubigung mehr erfordern.

Für welche Dokumente gilt das Apostille-Übereinkommen?

Das Apostille-Übereinkommen gilt nicht für alle Arten von Urkunden, sondern nur für öffentliche Urkunden, wie sie in den Gesetzen des ausstellenden Landes festgelegt sind. Nach Angaben der Haager Konferenz wird das Übereinkommen in der Regel angewendet auf:

Dokumente administrativer Natur, einschließlich Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden;
Dokumente, die von einer Behörde oder einem Beamten stammen, der mit einem Gericht oder einer Kommission verbunden ist;
Auszüge aus Handelsregistern und anderen Registern;
Patente;
Notarielle Urkunden und notarielle Beglaubigungen (Bestätigungen) von Unterschriften; und
Schul-, Universitäts- und andere akademische Diplome, die von öffentlichen Einrichtungen ausgestellt wurden.

Darüber hinaus erklärt die Haager Konferenz, dass das Übereinkommen generell nicht für diplomatische oder konsularische Dokumente sowie für bestimmte Verwaltungsdokumente im Zusammenhang mit Handels- oder Zollvorgängen gilt.

Das bedeutet, dass bestimmte Zolldokumente für China noch zusätzliche Authentifizierungsverfahren erfordern können.

Die anderen Vertragsstaaten des Apostille-Übereinkommens haben nun eine sechsmonatige Frist, um Einspruch gegen den Beitritt Chinas zu erheben. Wenn ein Vertragsstaat Einspruch gegen den Beitritt Chinas erhebt, bedeutet dies jedoch nur, dass das Übereinkommen zwischen China und diesem Staat nicht gilt, nicht aber, dass China nicht beitreten kann.

Aus diesem Grund ist es immer noch möglich, dass das Apostille-Verfahren in China nicht für Dokumente aus bestimmten Ländern verwendet werden kann, auch wenn diese dem Apostille-Übereinkommen beigetreten sind, und andersherum.

Erleichterung der Geschäftsabwicklung in China

Aus der Makroperspektive betrachtet ist der Beitritt Chinas zum Apostille-Übereinkommen Teil der umfassenderen Bemühungen Chinas, die Geschäftstätigkeit zu erleichtern und den bürokratischen Aufwand im Land zu verringern.

China veröffentlicht Referenztexte für einen besseren Schutz von Arbeitnehmerinnen

Der frühere Ministerpräsident Li Keqiang startete 2013 eine Kampagne mit dem Namen fangguanfu 放管服, die darauf abzielte, den Verwaltungsaufwand zu verringern und mehr Entscheidungsbefugnisse an untergeordnete Behörden zu delegieren. Diese Kampagne hat im Laufe der Jahre zu einer Verringerung des Verwaltungsaufwands durch Änderung und Abschaffung verschiedener Vorschriften und Verordnungen sowie zur Übertragung bestimmter Befugnisse auf die lokalen Regierungen geführt.

Obwohl dies eines der Aushängeschilder der Politik des ehemaligen Premierministers Li Keqiang war, scheint die chinesische Regierung noch immer an dieser Sache festzuhalten. Im Oktober 2022 veröffentlichte das Büro des Staatsrats einen Plan mit einer detaillierten Liste von Aufgaben zur Verbesserung des Unternehmensumfelds im Rahmen der Fangguanfu-Kampagne. Dazu gehörten u.a. die Eindämmung des Missbrauchs von Verwaltungsbefugnissen zur Beschränkung des Marktzugangs, der Abbau des lokalen Protektionismus, die Beseitigung unangemessener Beschränkungen bei Ausschreibungen und Beschaffungen für nicht ortsansässige Unternehmen, die Reform der Zollabfertigung und die Förderung von Online-Zollabfertigungsverfahren.