La costituzione di un ufficio di rappresentanza per servizi legali

A cura dell’Italian Desk di Dezan Shira & Associates

L’ufficio di rappresentanza per servizi legali è solo uno dei vari modelli di uffici di rappresentanza che possono essere costituiti in Cina.

Il tratto comune a tutti gli uffici di rappresentanza è che sono solitamente costituiti per operare in settori dove, come nel caso dei servizi legali, l’agibilità della società a capitale interamente straniero (WFOE) o di una Joint Venture (JV) è limitata.

L’adozione del modello dell’ufficio di rappresentanza per servizi legali permette ad uno studio legale internazionale di operare in Cina; tuttavia, a rimanere civilmente responsabile e titolare dei rapporti giuridici in atto è la società madre estera.

Questa tipologia di ufficio di rappresentanza si differenzia per una serie di elementi, quali ad esempio: l’iter di registrazione, l’attività svolta, la disciplina fiscale ed il sistema di contabilità.

Procedure di costituzione

A differenza degli ordinari uffici di rappresentanza, ai quali il certificato di registrazione viene rilasciato dall’Administration of Industry and Commerce (AIC), la costituzione di un ufficio di rappresentanza per servizi legali richiede il permesso del dipartimento di giustizia (Administrative Department of Justice of the State Council).

Per ottenere questo tipo di permesso è necessario che lo studio legale straniero soddisfi una serie di requisiti. A titolo di esempio: lo studio legale deve operare attivamente nel proprio Paese di origine; non può essere stato oggetto di sanzioni; deve esservi una necessità effettiva di stabilire una rappresentanza in Cina; le persone fisiche incaricate di rappresentare lo studio devono a loro volta  soddisfare determinati requisiti illustrati di seguito.

La lista dei documenti che la società madre deve presentare comprende:

• modulo di richiesta di registrazione;
• prove documentali del fatto che lo studio legale operi attivamente nel Paese di origine;
• l’atto costitutivo e lo statuto;
• un atto che certifichi l’incarico conferito a ciascun rappresentante dell’ufficio di rappresentanza per servizi legali;
• prova documentale con valore legale delle qualificazioni dei soggetti incaricati di rappresentare l’ufficio di rappresentanza per servizi legali.

Per saperne di più: WFOE in Cina: capitale sociale, prestiti aziendali e rimpatrio degli utili

Inoltre, laddove lo studio legale estero volesse stabilire più di un ufficio di rappresentanza in Cina, devono essere soddisfatti requisiti ulteriori. Per di più, si tenga conto che tutti i documenti, oltre che legalizzati al consolato cinese ed autenticati da notaio, devono essere anche tradotti in cinese e presentati in triplice copia.

Una volta completata la stesura dei documenti, questi devono essere presentati alla sede provinciale del dipartimento di giustizia, dove verranno esaminati nell’arco di tre mesi.

Conclusa questa fase, i documenti, accompagnati da eventuali commenti, vanno trasmessi agli uffici statali del dipartimento di giustizia, che deciderà se accettare o meno la richiesta. Il processo decisionale richiede all’incirca sei mesi e, qualora avesse esito positivo, si conclude con la concessione all’ufficio di rappresentanza di una licenza.

A questo punto l’ufficio di rappresentanza deve presentare la licenza ottenuta a livello statale, unitamente ad altra documentazione, all’ufficio provinciale del dipartimento di giustizia, in modo da completare le formalità di registrazione anche a livello locale.

Quest’ultima fase richiede solitamente due giorni lavorativi e deve essere rinnovata ogni anno.

Completata la registrazione, affinché l’ufficio possa diventare operativo, devono essere sbrigate alcune formalità fiscali, bancarie ed inerenti la valuta estera. 

Attività commerciale dell’ufficio di rappresentanza per servizi legali

Le attività dell’ufficio di rappresentanza per servizi legali sono assai più ampie di quelle dell’ufficio di rappresentanza ordinario, generalmente limitate allo svolgimento di attività di marketing, liaison, e controllo qualità per conto della società madre. Un ufficio legale di rappresentanza, invece, può generare direttamente profitti ed emettere fatture.

Le principali prestazioni che possono essere eseguite da questa tipologia di ufficio di rappresentanza sono:

• consulenza e rappresentanza legale relativa agli ordinamenti giuridici nei quali gli avvocati sono abilitati;
• consulenza in materia di diritto internazionale;
• incaricare studi legali cinesi per conto di clienti stranieri;
• prendere in carico questioni legali in Paesi dove gli avvocati della società madre abbiano il diritto di operare
• consulenza relativa all’ordinamento cinese, purché tale attività non includa consigli specifici sull’interpretazione ed applicazione della legge cinese.

Nonostante questa maggior libertà d’azione, le attività consentite all’ufficio di rappresentanza per servizi legali rimangono limitate, se comparato alle attività permesse ad una società di consulenza. Difatti l’ufficio di rappresentanza per servizi legali ed i suoi dipendenti non possono fornire alcun servizio legale relativo a questioni di diritto cinese, nemmeno per conto di terzi.

Altre attività precluse sono l’investimento in uno studio legale cinese, la costituzione di una Joint Venture o un di ufficio comune con uno studio cinese e l’inviare propri dipendenti in uno studio cinese per svolgere attività di consulenza legale.

Nonostante ciò, va rammentato come nella Shanghai Free Trade Zone sia possibile attribuire un incarico congiunto ad uno studio cinese insieme ad uno studio straniero.

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I rappresentanti ed i dipendenti dell’ufficio di rappresentanza per servizi legali.

Come avviene per i normali uffici di rappresentanza, i dipendenti non possono essere assunti direttamente ma è necessario ricorrere ad un’agenzia apposita.

Inoltre, gli uffici di rappresentanza per servizi legali sono sottoposti a restrizioni apposite: difatti gli impiegati locali possono ricoprire mansioni di solo supporto, non possono essere legali cinesi ed, in ogni caso, non è permesso loro fornire servizi legali.

Anche con riferimento alla posizione del rappresentante dell’ufficio di rappresentanza per servizi legali ci sono delle differenze rispetto all’ufficio di rappresentanza ordinario. Innanzitutto, lo studio legale estero deve incaricare un rappresentante con funzioni dirigenziali ed uno o più rappresentanti di natura più generale. Questi soggetti sono tenuti a soddisfare alcuni requisiti, come ad esempio l’essere avvocati abilitati nei rispettivi Paesi di provenienza, avere un’esperienza almeno biennale fuori dalla Cina e non essere mai incorsi in sanzioni penali.

Inoltre, il rappresentante più alto in ruolo deve avere almeno tre anni di esperienza e ricoprire, nello studio legale, una posizione di rilievo.

Infine, il soggetto che dirige l’ufficio di rappresentanza per servizi legali, non può ricoprire questa posizione in più di un ufficio: per ciascun ufficio di rappresentanza costituito da uno studio legale straniero deve quindi essere incaricato un diverso dirigente.

Gli altri rappresentati sono tenuti ad essere durevolmente impiegati dall’ufficio di rappresentanza, il ché, in termini pratici, significa che devono trascorrere in Cina periodi di almeno sei mesi all’anno. Le autorità cinesi potrebbero comunque  richiedere la prova di tale permanenza sul territorio cinese. Se così non fosse, la richiesta di registrazione presentata dall’ufficio di rappresentanza per servizi legali per l’anno successivo potrebbe non essere accolta.

Le complessità della procedura di costituzione

L’ufficio di rappresentanza per servizi legali presenta una struttura ibrida, che combina l’ufficio di rappresentanza e la società a responsabilità limitata. La portata più ampia del business scope che permette a questo ufficio di rappresentanza di condurre attività mirate alla generazione di profitto, determina però anche una maggior complessità della tenuta contabile e degli adempimenti fiscali. Questi aspetti verranno trattati nella seconda parte di questo articolo.

Inoltre, come già si accennava, il processo di costituzione è particolarmente lungo e complesso.

Il suo assetto inusuale lo rende uno degli uffici di rappresentanza più complessi da costituire ed anche le autorità locali, talvolta, sono insicure sull’interpretazione ed applicazione delle linee guida ministeriali.

Stante detta complessità ed incertezza, è consigliabile rivolgersi a consulenti esperti, capaci di offrire assistenza nella costituzione e nella successiva gestione delle adempienze contabili e fiscali.

Nota: Questo articolo costituisce la prima parte di un approfondimento sulle caratteristiche degli uffici di rappresentanza per servizi legali. Se questo articolo ha affrontato le principali peculiarità e le procedure di costituzione, nella seconda parte saranno analizzati gli aspetti fiscali e quelli relativi al finanziamento.

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