Was beinhaltet ein Name? Änderung des Firmennamens in China

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Shanghai – Die Richtigstellung von Namen (正名 – Zhèngmíng) ist eine der zentralen konfuzianischen Lehren, welche sich auf die Idee stützt, dass die Verwendung des korrekten Namens für Objekte – seien es Titel, rituelle Werkzeuge, Pflanzenarten, usw. – direkte Auswirkung auf die Harmonie in sozialen Beziehungen wie auch auf die ganze Welt hat.

In China ist die richtige Namensfindung für Unternehmen, wie auch für Individuen essentiell, wie sich etwa in der nötigen Genehmigung eines Namens, der der erste Schritt einer Unternehmensgründung in China ist, widerspiegelt. Aber was passiert, wenn der zu Beginn für Ihr Unternehmen gewählte Name, aus welchem Grund auch immer, geändert werden muss?

Das Verfahren für die Änderung eines Unternehmensnamens in China ist relativ kompliziert, obwohl es viel einfacher als zum Beispiel die Änderung des Geschäftszwecks ist. Da der Name eines Unternehmens auf zahlreichen offiziellen Dokumenten erscheint (wie der Geschäftslizenz, dem Unternehmensstempel und dem Zertifikat für die Steuerregistrierung), muss jede Änderung dieser Information bei allen betroffenen Regierungsbehörden beantragt werden. Es ist daher sehr wichtig, dass Unternehmen sich für jeden Schritt des Verfahrens genau vorbereiten, bevor sie ihren ersten Antrag stellen, da Abgabefristen für spätere Schritte von der Erfüllung früherer Schritte abhängen.

Als erster Schritt muss die Namensänderung bei der lokalen Stelle der Staatlichen Verwaltung für Industrie und Handel (State Administration for Industry and Commerce – SAIC), bei der das Unternehmen erstmals registriert wurde, eingereicht werden. Benötigt werden die folgenden Dokumente:

  1. Ein schriftlicher Antrag für die Änderung der registrierten Informationen des Unternehmens, unterzeichnet vom gesetzlichen Vertreter des Unternehmens;
  2. Ein Beschluss oder eine Entscheidung bezüglich der Änderung gemäß dem Gesellschaftsgesetz; sowie
  3. weitere Dokumente, die von der SAIC angefordert werden.

Ähnlich zum erstmaligen Antrag auf Genehmigung eines Unternehmensnamens, muss auch dieser schriftliche Antrag mindestens 3 Namensvorschläge (den bevorzugten eingeschlossen) enthalten, welche in Einklang mit den „Maßnahmen zur Umsetzung der Verwaltung von Unternehmensnamen-Registrierung“ vom Juni 2014 stehen. Wurde der erste vorgeschlagene Name bereits von einem anderen Unternehmen registriert, genehmigt die Behörde einen der anderen vorgeschlagenen Namen.

Die allgemeine Struktur eines Unternehmensnamens lautet wie folgt:

[Standort]+[Handelsname]+[Industrie]+[Unternehmensart]

Ein Beispiel für die Struktur des Namens eines Unternehmens in ausländischem Besitz wäre:

[Shanghai]*+[ Handelsname]+[Consulting]+[Co., Ltd]*Alternativ kann der Standort in Klammern nach dem Handelsnamen oder der Industrie stehen, wie etwa: XXX Consulting (Shanghai) Co., Ltd. – Dies ist jedoch nur ausländisch investierten Unternehmen erlaubt.

Die Struktur des Unternehmensnamens ist für alle Teile standardisiert, mit Ausnahme des Handelsnamens. Spezielle Vorgaben regulieren die individuelle Entscheidung bezüglich dieses Teils. Etwa muss der Handelsname aus chinesischen Zeichen bestehen (Lateinische Schrift und Pinyin sowie arabische Nummern sind verboten) und sollte mehr als nur ein Zeichen enthalten. Wenn nicht explizit von der SAIC erlaubt, darf der Name nicht folgende Wörter beinhalten: “中国”(China), “中华”(China), “全国”(National), “国家”(State), “国际”(International).

Wird der Änderung zugestimmt, stellt die Behörde innerhalb von 10 Tagen einen positiver Bescheid aus und eine Aufforderung an das Unternehmen, seine Geschäftslizenz dementsprechend zu ändern. Eine Gebühr von 100 RMB wird bei jeder Änderung der Registrierungsinformationen fällig. Theoretisch muss jede Änderung im Unternehmensnamen innerhalb von 30 Tagen nach der Genehmigung beim lokalen SAIC-Büroeingereicht werden. Ein Versäumnis, die Registrierungsinformationen zu ändern, kann mit einem Bußgeld zwischen 10.000 RMB und 100.000 RMB belegt werden.

Im Falle, dass die Namensänderung einer Muttergesellschaft die Registrierungsinformation einer oder mehrerer Zweigniederlassungen betrifft, muss ebenfalls ein Antrag für die Änderung dieser Registrierungsinformationen beantragt werden. Eine Zweigniederlassung kann rechtlich nicht selbstständig handeln und sollte daher das Wort „Filiale“ oder einen ähnlichen Begriff („分公司”、分厂”、“分店”等字词) im Unternehmensnamen verwenden. Anträge müssen innerhalb von 30 Tagen nach der Änderung im Namen des Mutterunternehmens, bei der ursprünglich zuständigenen SAIC Abteilung der Zweigniederlassung eingereicht werden. Dieser Antrag muss vom Gesetzlichen Vertreter des Unternehmens unterzeichnet sein und eine Kopie der Geschäftslizenz, versehen mit dem Unternehmenssiegel, muss beigelegt werden.

Als zweiter Schritt muss das Unternehmen einen Antrag für die Änderung der Information auf der Geschäftslizenz bei jener SAIC Behörde einreichen, welche ursprünglich die Registrierung vornahm. Dieser Antrag muss ebenfalls im Zeitraum von 30 Tagen nach den Änderungen in Schritt 1 eingereicht werden. Erforderliche Dokumente:

  1. Einen Antrag auf Änderung der Registrierungsinformationen, unterzeichnet vom Gesetzlichen Vertreter und vom Vorstandsvorsitzendem des Unternehmens;
  2. Einen Beschluss, die Registrierungsinformation zu ändern, erlassen durch den Vorstandsvorsitzenden;
  3. Genehmigung des SAIC, die Registrierungsinformationen zu ändern, wie in Schritt 1 beschrieben; und
  4. Andere relevante Dokumente .

Innerhalb von 30 Tagen nach Antragseingang wird von der Behörde eine Entscheidung ausgestellt. Die Höhe der fälligen Gebühr wird vom lokalen SAIC-Büro bestimmt. Ein Versäumnis, die Änderung der Registrierungsinformationen zu registrieren, kann zur Verhängung von Bußgeldern und einer gerichtlichen Anordnung zur Rückänderung innerhalb einer bestimmten Frist führen.

Schritt 3 umfasst die Aktualisierung der anderen Dokumente, auf denen der Name erscheint, welcher bereits in den Schritten 1 – für das Unternehmen – und 2 – auf der Geschäftslizenz – bei der lokalen SAIC-Stelle registriert wurde. Diese zu aktualisierenden Dokumente beinhalten auch die diversen Unternehmensstempel, etwa für Finanzen, Zoll und den allgemeinen Unternehmensstempel. Sie müssen erneuert werden und bei der lokalen Stelle des Büros für öffentliche Sicherheit registriert werden.

Andere Dokumente, welche aktualisiert werden müssen, sind die Registrierungsinformationen bei der staatlichen Behörde für Devisenhandel (SAFE), der Finanzbehörde und der Statistikbehörde, sowie beim Zoll, außerdem Bankinformationen und Außenhandelsregistrierung bei MOFCOM und dem Steueramt.

Die Aktualisierung der Steuerregistrierung ist relativ komplex, jedoch ein zentrales Element im Gesamtprozess, da sie die Fähigkeit des Unternehmens beeinflusst, Fapiaos auszustellen (und es damit seinen Kunden ermöglicht, die Umsatzsteuer abzusetzen). Zuerst muss das Unternehmen innerhalb der 30-Tages-Frist von Schritt 1 eine Änderung der Registrierungsinformationen bei der ursprünglich involvierten Steuerbehörde einreichen. Dieser Antrag benötigt folgende Dokumente:

  1. Genehmigung der lokalen SAIC-Stelle zur Abänderung der Registrierungsinformationen des Unternehmens und der Geschäftslizenz;
  2. Dokumentierung der Änderungen hinsichtlich der Steuerregistrierung (nur erforderlich falls die Namensänderung mit weiteren Änderungen der Registrierungsinformationen einhergeht);
  3. Das ursprüngliche Zertifikat für die Steuerregistrierung (Original + Kopien); und
  4. andere relevante Dokumente.

Dann wird vom Unternehmen verlangt, ein Antragsformular für die Änderung der Registrierungsinformationen auszufüllen, welches innerhalb von 30 Tagen nach Einreichung von der Steuerbehörde bearbeitet wird. Falls dem Antrag stattgegeben wird, wird dem Unternehmen ein neues Steuerzertifikat ausgestellt. Sollte das Unternehmen die Änderungen der Registrierungsinformationen bei den Steuerbehörden nicht aktualisieren, sind verschiedene Strafen vorgesehen.

Zusätzlich muss das Unternehmen Änderungen in allen laufenden Verträgen mit Zulieferern und Kunden vornehmen. Die betroffenen Parteien müssen zwar keinen neuen Vertrag unterzeichnen, jedoch einen entsprechenden Zusatz zum bestehenden Vertrag. Dasselbe gilt für alle Arbeitsverträge mit Angestellten, für die ebenfalls sowohl von Arbeitgeber wie Arbeitnehmer solch ein Zusatz unterzeichnen müssen.

Die Änderung des Unternehmensnamens in China keine einfache Aufgabe. Mit der richtigen Vorausplanung kann sie jedoch durchgeführt werden. Abhängig von der Anzahl der Dokumente, die aktualisiert werden müssen, kann der Prozess einige Monate dauern, ohne die Zeit zu berücksichtigen, welche das Unternehmen für die Vorbereitung interner Dokumente benötigt. Aus diesen und anderen Gründen empfehlen wir Unternehmen, ein solches Vorhaben an damit erfahrene Dienstleister auslagern wie etwa das professionelle Beratungsteam für Steuern und Rechtsfragen von Dezan Shira & Associates.

Bei Fragen zu Wirtschaftsthemen, Steuern, Buchhaltung und Unternehmensgründungen in Asien kontaktieren Sie bitte:

Fabian Knopf, Sr. Associate, Co-Head of German Desk, Dezan Shira & Associates
Fabian.Knopf@dezshira.com

Silke Neugebohrn, Sr. Associate, Co-Head of German Desk, Dezan Shira & Associates
Silke.Neugebohrn@dezshira.com

Für weitere Information oder um mit Dezan Shira & Associates in Kontakt zu treten, senden bitte Sie eine Email an germandesk@dezshira.com, besuchen Sie uns auf www.dezshira.com/de wo sie unsere Unternehmensbroschüre herunterladen können.

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