Por qué las auditorías de RRHH son importantes para las empresas extranjeras en China

By Dezan Shira & Associates
Editor: Zolzaya Erdenebileg

Las empresas extranjeras que operan en China se encuentran cada vez más en una posición menos cómoda, sometidas a  investigaciones internas o encontrarse con un potencial conflicto laboral. De acuerdo a las estadísticas nacionales reveladas por el SPC (Tribunal Supremo), el 2015 ha visto un agudo incremento en conflictos laborales. Los nuevos conflictos laborales, entendiendo por esto como los conflictos que surgen durante la relación laboral entre el empleado y el empleador, aceptados pos los tribunales chinos ascendieron a 483.311 – un incremento del 25 por ciento respecto 2014. Los conflictos de servicios laborales, entendiendo por estos los que surgen de acuerdos con un “contratista independiente” con una relación casi de empleo, ascendieron a 162.920 – un incremento del 38,7 por ciento respecto 2014.

Los conflictos laborales pueden ser costosos, en términos de dinero y reputación. A menudo, y especialmente para empresas extranjeras, el problema deriva de una falta de control de recursos humanos. Una auditoría de recursos humanos puede revelar semejantes inconsistencias y determinar si la empresa se enfrenta a cualquier responsabilidad relacionada con el empleo.

2015 Casos de conflictos labores en China
Numero de casos aceptados por tribunales

¿Qué es una auditoria de Recursos Humanos (RRHH)?

Como una auditoría financiera, una auditoría de RRHH es una evaluación independiente y objetiva del estado actual de una organización en las políticas de RRHH, prácticas, documentación y sistemas. Una auditoría de RRHH puede alertar a una empresa de problemas ocultos y errores relativos a recursos humanos, así como posibles problemas de cumplimiento contra el contexto de las reglas y regulaciones en constante evolución de China. Esto puede permitir a una empresa, establecer mejores prácticas y de este modo protegerse contra un riesgo operativo y legal.

Un proceso de auditoría de RRHH se puede llevar a cabo internamente pero preferiblemente debe hacerlo un tercero independiente, cualificado y objetivo, y debe proporcionar las siguientes garantías:

1. Cumplimiento con todas las normativas gubernamentales;
2. Se cumplen los requisitos de talento empresarial;
3. Se controlan los riesgos de gestión de RRHH;
4. El capital humano de la empresa añade valor a las operaciones generales de la compañía.

De la lista de arriba, es claro que las auditorías de recursos humanos pueden ir más allá de asegurar el cumplimiento; pueden identificar también debilidades en una empresa en toda su estructura de talento y optimizar ineficiencias.

Es importante recordar las auditorías de RRHH cómo una herramienta de diagnóstico. Puede ayudar a identificar áreas de mejora en la organización, pero no puede indicar soluciones. El rol del auditor es de dar consejo profesional, pero la decisión de cómo solucionar los problemas se deja en la propia organización. Para aprovechar al máximo una auditoría de RRHH, las empresas deben estar listas y dispuestas a hacer los siguientes pasos para mejorar cualquier asunto revelado.

Ventajas de hacer auditorías de RRHH

De realizar una auditoria de RRHH, una empresa puede ganar dos ventajas principales: Garantizar el cumplimiento y un análisis de eficiencia.

1. Garantía de cumplimiento

En varios países, hay numerosas leyes que afectan a cada paso del proceso de empleo, desde el reclutamiento, hasta la incorporación y  los despidos. No hay lugar dónde sea más cierto que en el Reino del Medio, dónde los cambios normativos pueden ocurrir rápidamente. Como tal, es crítico que los empleadores hagan valoraciones regulares de sus políticas y prácticas de RRHH.

Adicionalmente, las multas por pasar por alto el cumplimiento normativo de RRHH pueden ser costosas. Si se encuentra que un empleador está violando los requisitos de RRHH, pueden percibir una sanción y estar potencialmente expuesto en una lista negra. Si una empresa se incluye en una lista negra, será enumerada por la autoridad local por haber cometido transgresiones y puede ser investigada cuando contrate nuevos empleados, como también estar sujeta a revisiones espontáneas por la autoridad laboral.

2. Análisis de eficiencia

Una auditoria de RRHH puede ayudar a asegurar que las normas y procedimientos de la empresas son cumplidas por su personal. Estos es particularmente importante para las empresas extranjeras en China que deciden externalizar parte de sus operaciones de HHRR, y carecen de una supervisión completa del proceso.

Una auditoria puede revelar fortalezas y debilidades en el Sistema de RRHH. Conociendo de que forma el sistema puede ser mejorado, la empresa puede trabajar en mantener o incrementar la satisfacción de sus empleados y disminuir la facturación costosa del personal.  Perder un empleado para una empresa puede costar del 50 al 150 por ciento del sueldo de dicho empleado, y adicionalmente tiempo y esfuerzo para encontrar un reemplazo para ese puesto de trabajo.

¿Quién realiza las Auditorías de RRHH?

Una auditoría de RRHH puede realizarse internamente si la empresa tiene el personal de RRHH necesario y tiene los conocimientos pertinentes. Sin embargo, la empresa debe ser consciente que si una auditoría se realiza internamente o por consultores externos que no sean abogados, los resultados de la auditoría están sujetos a un litigio. Por lo tanto, se recomienda que la empresa considere contratar un consejero externo legalmente cualificado para realizar la auditoría. De esta forma, se puede proteger a si misma con los privilegios legales contra la divulgación.

Es importante también añadir que la empresa es responsable de asegurar el cumplimiento de RRHH y por lo tanto responsable en último término de cualquier responsabilidad que pueda surgir.

Dificultades comunes encontradas durante una auditoría de RRHH

1. Nuevo desarrollo legal en China

Una auditoría es una tarea integral y un proceso largo. En China, puede ser particularmente temible, dada la dinámica del ambiente legal del país, que requiere que los profesionales de RRHH estén continuamente informados de las nuevas normativas. Si se realiza la auditoría de forma interna, el principal obstáculo será estar estudiando el panorama legal y asegurando que la empresa cumple con todos los requerimientos relevantes y necesarios. Dadas estas dificultades, un tercero estará mejor posicionado para un análisis objetivo del cumplimiento y aportar experiencia adicional a la auditoría.

2. Documentación

Un tema particularmente destacado en China es el mantenimiento de registros suficientes. Por ejemplo, desde 2008, ha sido obligatorio para los empleadores chinos mantener contratos escritos con sus empleados. Sin embargo China aún tiene ausencia de un estándar legal uniforme para recopilación, procesado y uso de la información personal. Esto puede llevar a la incertidumbre en un tribunal de justicia cuando se trata de presunta mala conducta de los empleados. Adicionalmente, muchas empresas extranjeras mantienen contratos bajo el nombre chino del empleado pero su trabajo se desempeña con su nombre inglés. Si fuese necesaria una investigación de uno de estos empleados, sería muy difícil trazar la identidad de esta persona. Para ayudar al proceso, las organizaciones deben estar preparadas para proporcionar un número de documentos y políticas internas, así como comentarios de miembros seleccionados del personal, como responsables y personal de RRHH. El total de esfuerzos y tiempo usado en una auditoría de RRHH dependerá del tamaño y del ámbito de la empresa, como también la disposición de la documentación necesaria. Se puede dar el caso que haya ausencia de documentos o estén desorganizados. En estos casos la auditoría será pospuesta.

Hay que recordar que en China, la carga de la prueba incumbe al empleador en caso de litigio. Por lo tanto es imperativo conservar registros detallados.

3. Cooperación de la empresa

Si la auditoría se está  llevando a cabo por un tercero, el personal de RRHH puede pensar que está bajo vigilancia. En China esta sensación puede se ampliada en conexión con la idea enfrentarse, o de reputación y de dignidad. Algunos gerentes pueden tener miedo a quedar mal, o de hacer frente a la vergüenza y dañar su reputación, si la auditoría muestra irregularidades. Para evitarlo pueden tratar de cubrir los problemas existentes denegando el aceso a la  información, documentación, o incluso instalaciones de la empresa. Adicionalmente, tratarán de engañar al auditor acerca de los estilos de gestión o procedimientos usados habitualmente en la empresa.

Frecuencia de las auditorías de RRHH

Es recomendable llevar a cabo auditorías de RRHH anualmente. Esto puede parecer imposible, pero en realidad, la regularidad de la auditoría reduce el tiempo y esfuerzos necesarios.

Primero, la cantidad de documentación de RRHH necesaria a ser encontrada, recopilada, investigada y analizada se reducirá si el tiempo entre auditoría es menor. Segundo, es menos probable que la empresa necesite cambios importantes en sus políticas de RRHH y procedimientos si una auditoría bien elaborada y eficiente se ha realizado con anterioridad.

Las auditorías de RRHH mientras son costosas en tiempo, pueden reducir costes, minimizar responsabilidades legales, y optimizar los procesos de RRHH de los que depende una empresa. En China, donde las empresas extranjeras pueden tener muchas responsabilidades en una relación empleador-empleado, y donde los conflictos laborales están en incremento, revisar el cumplimiento y la eficiencia del departamento de RRHH puede ahorrar muchas dificultades a posteriori.

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